基本的なプレスリリースの書き方を徹底解説!効果的に伝えるコツとは

マスコミが取り上げやすいプレスリリースには、書き方のコツがあります。
そのコツさえ掴めば、初心者でも影響力のあるプレスリリースを完成させることが可能です。

この記事では、プレスリリースの基本的な書き方を紹介します。

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1. プレスリリースとは

プレスリリースとは、製品やサービスをメディアに取り上げてもらうための文章です。
内容の書き方次第では取材や掲載につながる場合もあるため、メディアが思わず取り上げたくなる内容にする必要があります。

そこで重要なポイントは、情報をただ伝えるのではなく、メディアが欲しい情報を書くということです。
その点を意識してプレスリリースを書くだけでも、メディアでの受け取られ方は大きく異なります。

2. プレスリリースが必要なときはいつ?

プレスリリースの作成が必要なときは、大きく分けて4つあります。

2-1 新商品やサービスをリリースするとき

メディアにとっても、企業の新製品やサービスのリリースはニュース性があるため、プレスリリースの話題としては非常に適しています。
メディアへの配信時期も考慮して、計画的に準備を始めましょう。

2-2 新店舗が開店するタイミング

新店舗の規模やブランドの認知度にもよりますが、新店舗が開店するタイミングもニュースページで取り上げられる確率が高い情報のひとつだといえます。

そのため、メディア露出の機会を逃さないためにも魅力のあるプレスリリースに仕上げることが大切です。

2-3 他社と提携した商品やサービスを発表するとき

お互いのブランドの認知度によってメディアの反応も異なりますが、もし提携する他社のブランドネームが高い場合、普段取り上げてもらえないようなメディアにもアプローチすることが可能です。

ただ、他社と提携している以上独断でプレスリリースを書くことはできないので、プレスリリースの内容は相手の了承を得てから配信をしましょう。

2-4 時代のトレンドに該当するものを保有している場合

新商品やサービスが常にメディアの対象になっているわけではなく、既存のものであってもトレンドに当てはまれば取り上げられる機会はあります。

チャンスを逃さないように、世の中の動向に常にアンテナを張ることが大事だといえます。

3. プレスリリースを書く前にすべきこと

プレスリリースを書く前にすべき3つのことを順番にお伝えいたします。

3-1 目的を明確にすること

目的を明確にするとは、誰に伝えたいのか、どの媒体を狙っていくかなどアプローチの方法を決めることです。

この作業を怠ると、目的から大きく外れた状態でメディアに掲載されることになるかもしれません。
メディアは大きな影響力を持っています。

掲載されたメディアが企業にとってイメージダウンになる場合もあるので、十分に気をつけましょう。

3-2 メディアリストの作成

メディアといっても、世間には数多くの媒体が存在します。
その中から目的を達成するための最適な媒体を選んで、アプローチするリストを作成することが必要です。

メディアリストは各メディアのメールアドレスや担当者名など、プレスリリースの配信先をまとめたリストのことを指します。

メディアリストを持っている企業であれば、その中からピックアップすればリストの作成は終了です。
メディアリストを持っていない場合は、リストの作成から行う必要があります。

3-3 プレスリリースの構成を考える

本格的にプレスリリースの作成に入る前に、大まかに構成やレイアウトを決めていきましょう。

基本的にプレスリリースは1枚にまとめることが一般的なので、重要な情報をどのような形式でメディアに配信するのかをある程度決めておくことが大切になります。

レイアウトや構成に迷う場合は、他社のプレスリリースを参考にするのもひとつの手です。

4. 基本的なプレスリリースの構造

プレスリリースはA4サイズの縦向きが基本で、枚数は1~3枚にまとめるのがベストです。
プレスリリースは、ワードかパワーポイントで作成し、メディアに配信する際はPDFに変換しましょう。

フォントは明朝体かゴシック体、文体は「です・ます調」のスタイルが通常です。
基本的なプレスリリースは、

・ヘッダー
・タイトル
・リード文
・画像
・本文
・お問い合わせ先

構成するのが理想的な構造になります。

4-1 ヘッダー

報道関係者に向けたプレスリリースであることが分かるように、会社名やブランドのロゴを入れるようにしましょう。プレスリリースを作成するときは必ず必要になるので、テンプレート化しておくと便利です。

4-2 タイトル

メディアの編集部には1日に大量のプレスリリースが送られるため、1枚ずつ丁寧に確認する時間はありません。
そのため、インパクトのあるタイトルをつけて、忙しい編集者の目をひく必要があります。

瞬時に読める程度の30文字くらいにまとめるのが理想です。

4-3 リード文

プレスリリースの本筋を1~3文程度に簡潔にまとめましょう。
有益な情報を伝えるためにも、

5W3H
・when
・who
・what
・where
・why
・how
・how long
・how much

を意識してリード文を読めばある程度内容が分かるように書くことがポイントです。

文字数は、80字程度にまとめるのがベストです。

4-4 画像

タイトル、リード文の次に大切なのが画像です。
画像は、リリースの内容を表すものやインパクトのあるものを選ぶようにしましょう。

画像の配置に決まりはありませんが、リード文の下に入れることで本文の内容を見てもらいやすくなります。
実際に掲載の依頼が来たときは、画像の提出が求められるので、できる限り解像度の高い画像を用意しましょう。

4-5 本文

本文には、リード文に書いた内容を具体的に補足していきます。
ブランドや会社の背景、商品やサービスの魅力をアップさせるための機能や特徴などを書いていきましょう。

内容に関連データなど数値を入れることで、信頼性も高くなります。

4-6 お問い合わせ先

文末には、お問い合わせ先を入れます。

お問い合わせ先には、

・会社名
・部署名
・電話番号
・住所
・担当者の氏名や連絡先

を記載しましょう。

編集者から連絡があったときにすぐに対応できるように、いつでも連絡が取れる連絡先を書くことが大切になります。

なぜなら、連絡が取れない場合、次の候補者に変えられてしまう可能性があるためです。

5. プレスリリースを書く際の注意点 

プレスリリースを書く際は、メディアの編集者や一般の人が見ても簡単に理解できるように専門用語は極力控えることが大切です。

同じ業界で長期間働いていると専門用語も当たり前になってしまうので、第三者に確認してもらうようにしましょう。

また、編集者の注目を集めようと、消費者にPRするような誇大表現になりがちですが、メディアに配信するプレスリリースと消費者に向けた広告ページは区別しなければいけません。

メディア向けのプレスリリースは、情報を正確に伝えることを意識することが大切です。
さらに、文面では同じ表現や内容を何度も繰り返すことは避けましょう。

繰り返し表現は読み手に読みづらい印象を与え、最後まで読む気を失わせる可能性もあります。
メディアが求める社会的な事実を踏まえつつ、客観的な表現でシンプルに書くようにしましょう。

そしてプレスリリースが完成したら、必ず校正を行います。

一度メディアに配信してしまったプレスリリースは引っ込めることはできないため、配信する前に誤字脱字がないか確認しましょう。

6. 基本を押さえてプレスリリースを書いてみよう!

はじめてプレスリリースを書く人にとっては、どのように書けばいいのか分からないことも多いはずです。
ただ、メディアを通して自社製品やサービスをPRすることで、多くの人に認知してもらえます。

その機会を有効に使うためにも、基本を押さえてメディア編集者に注目してもらえるプレスリリースを作成してみましょう。

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