生産性が向上する2つのツールを紹介!【仕事の効率が2倍アップ!】

FunTre株式会社代表取締役のあつしです。
私はベンチャー企業の社長をしていて、日々沢山の案件を抱えています。

時にはこなせないほどの業務に追われる中で、もっと効率よく仕事ができる方法はないだろうかということを長い期間研究してきました。

効率よく仕事が進み、生産性が上がればよりお客様や社会の役に立つことができますし、会社の業績アップにもつながります。

今回は皆さんに私が仕事をしていく中で使ってみたら生産性が向上したな、と感じたツールを2つご紹介いたします。

こちらのYouTubeのチャンネルでも公開していますので良かったらご覧くださいね。

【あつし社長の人生に差がつく時間の使い方】

 

1. テキストは音声入力で効率よく入力!

ここ最近で1番生産性が上がったなと思ったのは『音声入力』というツールを使ってからです。

皆さんはやろうと思っていてもつい後回しにしてしまう仕事ってありませんか?
早くやらなければと思ってもなかなか手が付けられないこと。

例えばメールを書かなければならないけど、どうしても書き始めるまでに時間がかかってしまう、資料を作成するのも億劫に感じてなかなか手が付けられないってことはありませんか?

もちろんしっかり仕事ができる人や時間を守れる人はそんな事はないと思います。

私は実は怠け者で、難しい仕事を後回しにして簡単な仕事を優先してしまったり、コーヒーを飲んでから気合いを入れよう、音楽を聞いてから気合を入れよう、なんて思ってしまいます。
始めるまでに時間がかかってしまって実はそれが一番無駄な時間だったりします。

そこでお勧めなのが この『 音声入力 』です!

1-1. 音声入力のメリット

音声入力

音声入力は最近すごく精度が上がっていて、パソコンで文章を入力しているのと同じように使うことができます。
スマホで音声入力をしても精度がすごく上がっているので、驚くほどきちんと文章を入力することができます。
昔みたいにわけが分からない文章になってしまった、ということがほとんどないと思います。

最初は下書きだと思って音声入力で吹き込んでみて、その後にパソコンできちんと清書をすれば、結果的に最初から一生懸命書くよりも早く文章を仕上げることが出来ると思っています。

私もコロナで最近は1人で作業をすることが増えました。
その事によって『音声入力』を試すようになったのですが、びっくりするくらい生産性が向上しました。

スマホの音声入力で生産性向上 

1-2. 音声入力のデメリット

手軽に正確な文章を声で入力できる音声入力ですが、少しだけデメリットがあります。
それは周りに人がいる環境では正直使いづらいという事です。

カフェなどの外出先で一人でブツブツ呟いてたら少し恥ずかしいですよね。

自宅の自分の部屋、もしくはオフィスの個室など、周りに人がいない環境の方が迷惑にならないですし集中してテキスト作りに取り組めます。
ぜひ試してみてください。

2. ディスプレイを増やして作業時間を短縮

ディスプレイを増やして生産性を向上

もう1つ私の仕事で格段に生産性が上がった、と思うのが『 ディスプレイを増やす 』ということです。
自分のパソコンとは別に ディスプレイを増やすことでものすごく生産性が向上します。

パソコン1台で作業をしていると、あのウィンドウどこ行っちゃったかな?とか、あの資料を作成していた画面どこ行っちゃったかな?と探すことがありませんか?

私は多くの仕事を同時に作業していることが多いので、やりかけの仕事内容がどこにあるのか探すことがとても多いです。

探すのに1分くらいかかっているかもしれません。
1時間に5回くらいウィンドウを探していたら、5分ウィンドウを探していることになります。

これはものすごく無駄な時間です。
1日7時間のパソコン作業をしていたら35分もウィンドウ探しをしていることになりますよね。

これは簡単なカフェブレークとか、急ぎのランチぐらいの時間になってしまいますね。

『 ディスプレイを増やす 』ことで単純に1日の作業時間を35分増やすことができる可能性があるんです。

2-1. 増やしたディスプレイを使ったお勧めの使い方

生産性向上のためのディスプレイ追加

さらにおすすめの使い方は、私みたいにディスプレイをどんどん増やしていってそれぞれに役割を付けていくことです。

私は今、ディスプレイをパソコンと合わせて3台使っています。
その3台の役割は、

・メッセージ用のディスプレイ
・調べものや資料を作るためのディスプレイ
・それ以外のディスプレイ

と使い分けています。

例えばオンラインで会話などをするときはそれ以外のディスプレイを使います。

この様にディスプレイのカテゴリ、もしくは役割を変えることで、どこでそのウィンドウを立ち上げていたかな?ということを探す時間がぐっと下がります。

2-2. ディスプレイを増やして短縮できる時間

生産性向上 

私は1日の作業時間も長く、且つ並行してする仕事が多いので、もしかしたらディスプレイを追加することで1日50分くらい無駄な時間が削減できたんじゃないかな?と思っています。

1週間で250分!4時間10分も作業時間が増えたという計算になります。
結果、作業時間を有効に使うことができるようになりました。

これはあくまで『 ディスプレイを増やす 』ことによる作業時間の増加です。
ただディスプレイを増やしただけでこんなに作業時間を増やすことができるのです。

これが1ヶ月ともなるとなんと約17時間も作業効率が上がってしまうことになります。

ディスプレイの値段は安いもので5,000円前後で買えると思います。

例えば月給が40万円の方がいるとしたら、時給換算すると2,500円くらいですね。
17時間だと42,500円の価値になります。

5,000円のディスプレイでたった1ヶ月で8倍以上の価値を生むことが出来るんです。

是非『 ディスプレイを増やす 』 ということを考えてみて下さい。

皆さんの作業効率や生産性が上がって人生を楽しむ時間が増えると思います。

ぜひ参考になさってください。
それでは!!

音声入力の便利な使い方についてはこちらの記事もご参考になさってください。

音声入力でGoogleドキュメントをもっと便利に!便利な入力方法をご紹介

https://funtre-blog.com/google-document/voice-input/

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