多くの拠点が点在している企業では、遠隔地で会議や研修が行われる場合、費用や時間コストがかかり効率的とはいえません。
無駄を省くためには、web会議システムなどの便利なツールを活用するべきです。
この記事では、web会議システムについて解説します。
1. web会議システムとは？
ビジネスマンとして働いているのなら、良く耳にする単語ではないでしょうか。
また、もう導入し利用しているという企業も多くあるでしょう。
「web会議」とは、PCやスマートフォンなどの端末を利用して会話ができるシステムです。
そのシステムは、インターネット環境が整備された複数の遠隔拠点同士で、映像・音声・チャットなどが利用できます。
他にも、ファイルの共有やデータの送受信ができるので、移動することなく複数人でミーティングを行えるツールです。
2. web会議シムテムの用途は？そのメリットとは
web会議システムを利用することで、ミーティングによる出張を減らすことができ、移動による交通費と時間、宿泊費などのさまざまなコストを抑えられます。
そして、大規模なミーティングになると場所や資料のコピーなどで多くのコストがかかりますが、web会議ではそれらのコストが発生しません。
急にミーティングが必要になったケースでも、場所などを打ち合わせすることなく双方の都合が合えば、すぐにミーティングが可能です。
もちろん、費用を抑えることも重要ですが、時間コストを抑えられることが最大のメリットといえます。
例えば、遠隔地ミーティングでの出張は、前日に移動し現地に入り、当日のミーティングを終えて次の日に移動するというケースもあります。
このように、数時間のミーティングのために、数十～数百人の社員が3日間も通常業務から離れることは、企業にとって効率の良いこととはいえません。
こういった、無駄な時間コストをweb会議システムを利用することで減らせるのです。
3. テレビ会議と同じでは？その違いとは
移動することなく遠隔の人たちとミーティングができるなら、テレビ会議と同じではと考えてしまいがちです。
しかし、web会議とテレビ会議は、利用目的は似ていますが利便性やコスト面などで大きな違いがあります。
3-1. 利便性
web会議とテレビ会議、どちらのシステムもオフィスにいながら別の場所の人たちとコミュニケーションを取ることができます。
では、どのような違いがあるのでしょうか。
3-2. web会議
インターネット環境がある場所で、PCやスマホなどの端末があればすぐに利用できます。
そのため、社外の人ともミーティングが可能です。
また、ファイルの共有や送受信もできるので、ストレスなくミーティングできます。
3-3. テレビ会議
カメラやマイクなどの専用機材の設置が必要なため、決まった場所（会議室など）でしか利用できません。
また、ミーティングする相手側にも専用機材が必要なため、web会議に比べて用途が極端に限られてしまいます。
3-4. コスト面
どちらも移動する必要がないので、交通費や宿泊費などはかかりません。
どの部分でコストの違いがあるのでしょうか。
3-5. web会議
専用機材が必要ないので、カメラやマイクは端末に合うなら、簡易的なものでも使用することができます。また、ソフトウェアのため、バージョンアップなどで簡単に最新のものが利用可能です。
メンテナンスやバージョンアップが月額利用料に含まれていることが多いので、ランニングコストも安価で済みます。
そして、ハード面でのコストはかかりません。
3-6. テレビ会議
必要な専用機材が高額なため、初期費用が多く発生します。
また、メンテナンス料金も高額で、ランニングコストが高価です。
そして、機械なので古くなると故障リスクが高まり、修理や交換も高額なためハード面でのコストが多くかかります。
このように、同じようなシステムを比べても、web会議は場所を選ばず多様な用途で使え、コスト面でも安価で運用することができるのです。
しかし、どちらが良いということではなく、ニーズに合う方を選択するのが企業にとっては大切なことでしょう。
4. web会議システムの種類？用途によって導入を検討しよう！
web会議は、システム構成の違いで2種類に分類されています。
各々のメリット・デメリットを紹介するので、企業の規模や用途に合わせて導入を検討するようにしましょう。
4-1. オンプレミス型
自社にシステムが整備されているので「設備導入型」ともいわれているweb会議システムです。
規模の大きい企業では、自社で専用の設備環境を整備し、自社が使いやすい独自のweb会議システムを運用しています。
使用するためのソフトも、自社の用途に合わせて用意された独自の専用のソフトです。
4-2. 安定した通信が可能
自社でサーバーを準備するので、接続の安定性や高画質で高音質なのが特徴です。
画像が乱れたり音声が遅れたりなどの障害を抑えることができます。
4-3. VPN回線で安心
自社にサーバーを設置するオンプレミス型では、データを暗号化して通信するVPN回線を利用できます。
インターネット回線よりも、セキュリティ面で安全・安心に利用することが可能です。
4-4. 用途が社内と限られてしまう
自社システムのため、自社や系列会社などでしか使うことができません。
他社の人とは、他のツールを利用する必要があります。
しかし、大きな企業では、数千～数万人以上の規模で利用するため、自社で管理する方が良いケースも多くあるのです。
4-5. 管理者が必要
自社のサーバーなので、基本的には自社で管理する必要があります。
トラブル発生時の対応もそうですが、バージョンアップやメンテナンスなども必要です。
大きな企業ではグループ会社などが対応するケースが多いので、そういった企業では問題とはならないでしょう。
4-6. クラウド型
自社で設備環境を整備しているわけではなく、インターネット上に準備されたWeb会議サービスです。
インターネット環境と端末さえあれば、誰にでも利用することができるので「共用型」ともいわれています。
関連会社や取引先などのミーティングが多い企業では、クラウド型の方が使い勝手が良く主流のサービスです。
4-7. どこでもつながる
自社のネットワークを利用するわけではないので、インターネットにつながる場所ならどこでも利用できます。
4-8. 最新バージョンを使える
インターネット上のサービスなので、web会議システムの運営会社がバージョンアップすれば、すぐに新しいバージョンを利用することができます。
4-9. 管理者が不要
もちろん、自社で管理しているシステムではないので、トラブル対応やバージョンアップなどを自社で実施する必要はありません。
4-10. 自社の用途に合わないことも
自社で管理しているシステムではないので、用途に合わないこともあります。
しかし、さまざまなサービスがあるので、合うものもみつかるでしょう。
このように、企業の規模や社内・社外どちらで利用するケースが多いのかなどで、そのメリット・デメッリトも変わってきます。
自社の現状を考慮し検討するようにしましょう。
5. オススメのweb会議システム2選
ここでオススメするweb会議システムは、簡単に導入することができるものです。
導入までに難しいことがあったり、時間がかかってしまったりすると、社内に浸透させることは難しくなっています。
5-1. Zoom
フリー版でも100人同時に利用できることから、世界で75万企業が導入しているweb会議システムです。
利用方法も簡単で、ミーティングを開始するホストがアカウントを取得すれば、他の参加者はアプリをダウンロードするだけで利用することができます。
そして、ミーティングの動画や音声を保存できるので、議事録を作成するときや聴きのがしたときなどにも便利です。
また、通信量が少ないので、通話が安定しているという特徴もあります。
5-2. appear.in（Whereby）
ミーティングを開始する人も参加者もアカウントが不要なので、とにかく簡単に導入できるweb会議システムです。
同時に参加できる人数は4人までと、会議の規模によっては利用できませんが、少人数での打ち合わせなどでは十分ではないでしょうか。
まず、web会議システムというものは、どういうものなのか触れてみたい人は、appear.in（Whereby）で試してみましょう。
6. 用途に合ったweb会議を導入してコストを抑えよう！
企業の規模や職種によって会議のあり方はさまざまですし、それに発生するコストも違うでしょう。
しかし、web会議システムを上手に運用することで、コストを抑えることができます。
企業の会議がweb会議システムにマッチするなら、この便利なツールを導入してみてはどうでしょうか。
