「テレワークを導入しなくちゃ！でも何から？」
と何から手をつけたらいいのか困っている方も多いと思います。
まずはこちらテレビでも紹介された最近話題のオンライン会議システムZoomを導入されることをオススメします！
Zoomさえあれば自宅でネット環境さえあれば地球上のどことでもつないで、円滑なコミュニケーションが取れます。
ちなみに僕がZoomを知ったのは当時はまだ英語版だった2016年の1月ごろ、ある協会の理事長さんから
「黒川くん、このソフトすごくいいんだよ！もうSkypeには戻れない。」
と教えていただきました。
会社のミーティングはもちろん、僕のようなコンサルティング業では場所を選ばずオンラインでコンサルができ、早速なくてはならないツールになっています。
コーチングやカウンセリングをされている方はセッション、セミナーや講座をされていらっしゃる方はオンラインセミナーやオンライン講座、カンファレンスに使えるので、導入するだけであなたの業務を何倍にも効率化することができます。
この記事では、次世代のWeb会議システムZoomの使い方や、無料プランと有料プランの違いや、導入した事例などを詳しく解説していきます。
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1. Zoomとは？
まずそもそも「Zoom」って何？という方
読み方は「Zoom」と書いて「ズーム」と読みます。
Zoomとはアメリカの会社Zoom Video Communications Incが開発したWeb会議（テレビ会議）システムです。
ざっくり言うとパソコンやスマートフォン、タブレットなどマイクやカメラのついた端末にインストールして使うことができますので、インターネットに接続できる環境であれば、いつでもどこでも場所を選ばずWEB会議を開催できます。
インターネット上でテレビ電話のように１対１の通話、複数人でのオンライン会議、ウェビナー（Web上でのセミナー）ができるアプリです。
弊社も5年前から導入しておりますが、最近ではテレワーク需要もあり企業でZoomの導入を進めているところが増えています。
全世界で75万人以上が使用している、今もっとも注目を集めているWEB会議システムです。
世界でトップのWEB会議システムツールとして数々の受賞歴があります。
主な受賞歴はこちらになります。
- Trustradiusトップ評価Web会議ソフトウェア2016-2019
- Gartner Peer Insightsの会議ソリューションに対する顧客の選択！ 2018
- ゴールドスティービー賞受賞者：年間最優秀企業-コンピューターソフトウェア-大規模
他にSkypeやGoogleのハングアウトなど同様のサービスはありますが、Zoomはミーティングたセミナーに必要な機能が全て盛り込まれており、ビジネスシーンで使うのに最も優れたツールなのではないかと思われます。
Zoomは一般的な使い方ですと無料プランで十分ですので、テレワークを導入している企業で気軽に使っていただけます。
2. Zoomの無料版でできること
Zoomはビジネスに特化したWEB会議システムとして世界で高評価を得ています。
しかし具体的にどんなことができるのか分からないという方も多くいらっしゃいます。
ここではZoomできる機能について詳しく解説いたします。
2-1. 無料でできるミーティング機能
Zoomはマイクやカメラが使用できるWindows、Mac、Linux、Chromebooks、スマホやタブレットであるiOS、Androidなどにインストールすれば誰でも無料でミーティングを開催できます。
オンラインミーティングは専用URLを発行できますので、その招待用のURLを参加者に送れば、Zoomをインストールしていない端末でもクリックして会議に参加することができます。
Zoomは無料プランでも、100人までの参加者を招待することができます。
全員が自分の端末の画面を共有し、音声通話とビデオ出力でディスカッションすることができますので大変便利です。
特別なマイク、カメラなどは必要がなく、PCやスマートフォンに標準で入っているマイク、カメラで通話と画面共有が可能なので気楽に使っていただけます。
Zoomがビジネスで最も信頼し、使われている理由は、画面共有が簡単にでき、音声が共有できて、様々なファイルの送受信が簡単にできることからです。
チャット機能も備わっていて、文章によるやりとりもできます。
発言は会議に参加している全員に対してもできますが、個人を指名して個別にメッセージを送ることも可能です。
WEB会議の内容はローカルに保存することができます。
有料プランであれば、クラウド上に録画を保存することができます。
2-1. Zoomの無料プランでできる機能一覧
Zoomで無料でできる機能をこちらにまとめました。
3. 有料でできる機能
上記の無料でできる機能の他に、Zoomでは有料プランというものもあります。
有料版には3つのプランがあります。
有料版はもちろん無料版の機能は全部使うことはできます。
その他有料版に申し込んだ場合共通する機能と、各プラン別の機能について説明いたします。
3-1. 有料版に共通する機能
・管理機能
無料プランではできないのですが、有料プランでは格ユーザーの利用履歴を管理できるようになります。
記録リストCSVファイルでダウンロードすることも可能になり、ミーティングの回数や時間を確認することができます。
・クラウドレコーディング
無料版では、会議ビデオをローカルに保存することができますが、動画はパソコンの容量を圧迫しがちです。
有料プランに申し込むと録画データをクラウドに保存することができます。
そして、参加者にと会議のビデオを共有する時は、いちいちダウンロードしてローカルに保存する必要はなく、保存先のURLを共有するだけなのでとても便利です。
無料版ではモバイル端末からの録画はできないが、有料版だとスマートフォンやタブレットから参加した会議の録画もクラウドに保存することができます。
場所を選ばず会議を開催できて内容を録画して共有することができるのでより便利に活用していただけます。
・ビジネス系のアプリと連携ができる
Zoomの有料版では、「Skype for Business」や「Microsoft Teams」などの他のWEB会議ツールのビジネスツールなどと連携して使うことが可能です。
GoogleカレンダーやSlackなどのツールなどと連携をとることもできるのでビジネス全般に幅広く使っていただけます。
・3人以上のミーティングの時間が無制限
無料版は２人のミーティングの場合時間が無制限ですが、3人以上の会議になると40分しか話ができないという制限があります。
しかし有料版ですと、3人以上の会議でも時間は無制限です。
3-2. 有料版1 ZoomPro (プロ)
有料版1つ目は月額2,000円で使えるZoom「Pro（プロ）」です。
小規模チーム向けで契約できるユーザー数は最大で9名までです。
クラウドレコーディングの容量は1ユーザーあたり1GBを使用できます。
3-3. 有料版2 Zoom Business (ビジネス)
有料版2つ目は「Business（ビジネス）」です。
中規模の企業を想定したプランで、月額2,700円で、無料版の全機能とProの全機能が備わっています。
プラス電話サポートにも対応していますが、登録ホストに最低10人登録することが必要です。
3-4. 有料版3 Zoom Enterprise (企業)
有料版3つ目は大企業向けのプランの「Enterprise（企業）」です。
月額は2,700円でBusinessと同じですが、無料版、Pro版、Business版の全ての機能を兼ね揃えている上で、下記のような機能も使うことができます。
・最大1,000人のミーティングの参加が可能
・無限のクラウド保存
・専用のカスタマーサクセスマネージャー
最低ホストが100名以上と設定されているので大規模な会社向けのプランとして用意されています。
3-5. Zooｍの料金の支払い方法
Zoom の有料プランの料金はクレジットカード、もしくはPayPalで決済することが可能です。
銀行振り込みには今のところ対応はありません。
4. 他のWeb会議ツールよりZoomを使うメリット
- パソコンはWindows、Mac、Linux、ChromebooksとOSの種類を問わず、スマホやタブレットもiOS、Androidと種類を問わず使えます。
- 設定が簡単！
- ホスト側が登録していればクライアント側は登録不要、使ったことがないクライアントさんもインストールするだけで使えます。
- SkypeみたいにIDを教え合わなくても送られたミーティングのURLをクリックするだけで一発で起動します。
- 録画（録音）が標準装備、レコーディングボタンをポチッと押すだけでミーティングの記録が可能。
- 通信量が非常に少なく安定した通話品質（Skypeの約１０分の１の通信量）。
などなど
5. Zoomで会議を立ち上げる方法
それではZoomを使用するにあたって準備していきましょう！
5-1. Zoomのインストール
インストールしていない場合は最初にZoomミーティングを開始または参加されるときに、ウェブブラウザのクライアントが自動的にダウンロードされます。
ここから手動でダウンロードすることもできますので
手動でダウンロードしたい場合は以下のURLから
ダウンロードセンターに行ってダウンロードしてください。
ダウンロードをクリックすると自動的にお使いのOSに合ったクライアントソフトがダウンロードされます。
iPhoneの場合はApp Store、Androidの場合はGoogle Playに飛びます。
5-2. Zoomにサインアップ（登録）
誰か別の方がホストとして招待してくれて自分がクライアントとして
ミーティングに参加する場合は登録は不要です。
自分がホストしてZoomでミーティングを立ち上げる場合は
ログインが必要になるので以下のURLからサインアップして
アカウントを作成して下さい。（サインアップは無料です。）
こちらのZoomアカウントの作成方法の動画も参考にして下さい。
5-3. Zoomの設定
基本的なミーティングをするには初期設定のままで十分ですが、後述しますが録画したファイルの保存場所を変更したい場合やZoomでファイルの送受信する場合など設定が必要になります。
設定はZoomも起動したパネル内の設定だけでなく一般タブ内の「拡張機能を有効化する」をクリックしてZoomのサイト内にあるマイ設定というところで設定します。
6. Zoomの使い方
では実際に使っていきましょう！
6-1. 招待を送るには？
※Zoomの利用者が劇的に増加したのに伴いZoomを狙った「Zoom-bombing」（Zoom爆撃）と言われる荒らし行為が多発しております。
それを受けZoom社は2020.04.05よりパスワードと待合室による対策を行いました。
https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/360041408732-April-2020-Setting-updates-for-free-accounts-and-single-Pro-users
もしパスワードを有効にする前に会議の招待状を送信した場合は、もう一度送信するか、招待者にパスワードを送信する必要がありますのでお気をつけください。
2020年4月5日、Zoomは、40分の制限が一時的に免除された幼稚園から高校までの教育アカウントを含む、単一のライセンスを持つすべてのBasicユーザーとProユーザーに対して、待合室機能 と2つの会議パスワード設定を有効にします。
ズームは、デフォルトでは2つのパスワード設定を有効にされています。個人的な会議ID（PMI）のパスワードを必要とし、すでにスケジュールされている会議のためのパスワードが必要です。これらの設定は、不要な参加者が会議に参加できないようにするために設計されています。ほとんどの会議出席者の場合、会議への招待のリンクをクリックして参加するか、デスクトップカレンダー統合を介して参加するかに関係なく、参加フローは変わりません。会議IDを手動で入力して参加するユーザーは、会議に参加するときにパスワードを入力する必要があります。パスワードを有効にする前に会議の招待状を送信した場合は、もう一度送信するか、招待者にパスワードを送信する必要があります。
スケジュールされた会議の場合、会議のパスワードは招待状に記載されています。インスタント会議の場合、パスワードはズームクライアントに表示されます。パスワードは、会議の参加URLにも含まれています。
ズームは待合室機能も有効にします。待合室では、主催者は参加者が会議に参加するタイミングを制御できます。待合室は、参加者を個別に、または一度にすべて入室させるオプションを提供することにより、Zoomミーティングへの参加者を制御するための最良の方法の1つです。この機能を使用して会議を保護し、リンクが目的の参加者の外部で共有されている場合に不要な参加者を防ぐことを強くお勧めします。待合室の詳細をご覧ください。 待合室を使用したくない場合は、自分の会議、アカウントの個々のグループ、またはアカウント全体で待合室を無効にすることができます。
＜引用ここまで＞
①新規ミーティングをクリック
②起動時ビデオをONにするにはここにチェック
チェックを外すと音声のみで開始します。
③オレンジのボタンをクリックして開始
＊こちらは以前のバージョンです
まずZoomを起動して「ビデオありで開始」または「ビデオなしで開始」を
クリックします。
④招待する
次に画面左下の「招待」をクリックすると招待パネルが開きますので
左下の「URLのコピー」をクリックします。
そうすると「招待URLがクリップボードにコピーされました。」
というメッセージが出るのでZoomでミーティングしたい相手の
メールやメッセージに貼り付けて通知します。
この場合「https://zoom.us/j/775215214+パスワード」といったURLが貼り付けられます。
他にも招待方法がありますがこれが一番シンプルで使いやすいです。
6-2.ミーティングをスケジュールするには？
ミーティングの日時をスケジュール設定して事前にご案内することも可能です。
①スケジュールをクリック
②スケジュールする
トピックにミーティング名を入力し、開始〜終了時間その他、ビデオやオーディオ等の設定をして「スケジュール」をクリック
オプションでミーティングに入るのにパスワードを必要にしたり、カレンダーでスケジュールをカレンダーに連携させたりできます。
③スケジュールしたミーティングの招待を送るには
コントロールパネル上部のミーティングをクリック
④招待のコピーをクリック
貼り付けると以下の文章がコピーされるので太字の部分だけ参加者に送るといいです。
Mitsutomo Kurokawaさんがあなたを予約されたZoomミーティングに招待しています。
トピック: Mitsutomo Kurokawa の Zoom ミーティング
時間: 2019年7月14日 03:00 PM 大阪、札幌、東京
Zoomミーティングに参加する
https://zoom.us/j/389394913?pwd=RHI0MXFuY0tFK2FYVDBlWHNsaTlBdz09 (←これを送る)
ワンタップモバイル機器
+16465588656,,389394913# 米国 (ニューヨーク)
+14086380968,,389394913# 米国 (サンノゼ)
所在地でダイアル
+1 646 558 8656 米国 (ニューヨーク)
+1 408 638 0968 米国 (サンノゼ)
ミーティングID: 389 394 913
市内番号を検索: https://zoom.us/u/aeBlExi5x
⑤開始するには先ほどの画面の青い「開始」ボタンまたはTOPの右側の「開始」ボタンをクリック
6-3.オンラインミーティングに参加するには？
さて上記の招待を受けたクライアント側がZoomミーティングに参加するには
基本受け取ったURLをクリックするだけでZoomがインストールされていれば
自動的にZoomが起動してミーティングに参加することができます。
もしZoomがインストールされていなければ、Zoomのダウンロードページに
飛ばされますのでダウンロード＆インストールしてから
再度招待リンクをクリックしてください。
事前に当ページのURLを教えてインストールしてもらっておくといいですね。
7. スマホアプリ版Zoomの使い方
7-1. ホストになる場合
１．まずZoomアプリを起動します。（写真はiPhone7）
２．ユーザー登録してあればサインインします。（登録してない方はサインアップからユーザー登録してください）
３．登録したメールアドレスとパスワードでサインインします。（SNS等でもログインできます。）
４．ミーティングの開始をタップします。
５．更にミーティングの開始をタップ。この時ビデオオンが緑色になっていると同時にインカメラが起動します。スッピンな場合とうで顔出ししたくない場合はここをオフにすれば音声のみで開始できます。
その下の個人ミーティングID(PMI)の使用をオンにすると、アカウントに割当てられた固有のミーティングIDで起動します。
このIDは毎回変わらないので会社の定例会や、特定のグループの定期的なミーティングなどに使うと便利ですが、不特定多数の方とのミーティングの場合はIDを知ってる方は入れちゃうので使わないほうがいいです。
６．ミーティングが開始しました。（こちらはビデオオフの画面です。）
参加者を招待する場合は右下の参加者をタップします。
７．左下の招待をタップします。
８．好きな方法で招待します。
ちなみに僕はURLのコピーをしてFacebookのメッセンジャーやメールで送ることが多いです。
7-2.クライアントの場合
アプリをインストールしておけば、送られたURLをクリックすればZoomアプリが起動して始まります。
8. Zoomの便利な機能
ここまででひとまずテレビ電話的に顔を見ながら話せるようになりました。
更にZoomを使い倒すために便利な機能を紹介していきたいと思います。
8-1. 画面共有
特に使うのがこの画面共有だと思いますし、僕自身もよく使ってます。
自分のパソコン内のパワーポイントやPDFなどのプレゼン資料などをお見せしたり、システムの操作画面やWeb画面を共有してツールの使い方なんかをレクチャーするのに使います。
・デスクトップの共有
画面共有するにはまずZoomの画面下部の中央にある「画面の共有」をクリックします。
通常今見ている画面と同じものを共有したい場合「デスクトップ」を選び右下の「画面を共有」ボタンで共有が開始されます。（上記画像はサブモニターをつけているのでデスクトップ1と2がありますが通常はデスクトップはひとつだけです）
・プロジェクターなどのサブディスプレイの共有
パソコンに別のモニターやプロジェクターを繋いでデュアルディスプレイにしている場合でサブディスプレイを共有したい場合は「デスクトップ2」を選び右下の「画面を共有」ボタンで共有してください。
・ホワイトボードの共有
デスクトップの右のホワイトボードを共有すると正にホワイトボード、マウスでドラッグすることで手書きで描いたり、そこに文字を打ち込めます。
ここはホストだけでなくクライアントも書き込むことができますのでブレストしたい時などにも使えます。
他にもケーブルで繋いだiPadやiPhoneの画面を共有したり、今開いているブラウザのみやファイルのみの共有も可能です。
8-2. レコーディング機能内蔵
個人的にはSkypeとの1番の違いはここにあるんじゃないかと思うのですがZoomには録画機能が標準でついています。
ホストが録画するなら画面右下の方の「レコーディング」ボタンをクリックするだけで録画が開始されます。
ミーティング終了時にmp4の動画とm4aの音声でパソコン内に自動的に書き出しされます。
有料版の場合クラウド上に保存することもできます。
クライアントが録画するにはホストの許可が必要になります。
ホストは画面下の画面共有の隣の「参加者の管理」から許可したいクライアントのレコーディングの許可をしてあげて下さい。
9. ちょっとおもしろい機能
9-1. ブレイクアウトルーム
このブレイクアウトルームというのは何かというと、例えば大勢でミーティングをしていてグループに分けて意見をシェアしてもらいたい場面などに使います。
僕は時々Zoom飲み会なるものを開催する時があるのですが、人数が多くて収集がつかない時にグループ分けしたりします。
弊社では全国に、いや全国を超えてイギリスやオーストラリアにも在宅秘書さんがいるのですが、その秘書さんたち20人くらいでZoom飲み会したことがあり、その時も最初全体で自己紹介した後は4人づつのグループに分けてやりましたがなかなか好評でしたよ！
ちなみにこのブレイクアウトルームは初期設定ではオフになってますのでZoomのWeb上のマイ設定から設定して下さい。
ブレイクアウトルームをクリックすると何部屋に分けるか聞かれるので好きな数に分けて下さい。
グループ分けはホストが指定することもできますが、Zoomにおまかせでシャッフルすることもできます。
更には途中で入れ替えもできますし、ホストは各部屋に自由に出入りできます。
9-2. zoomの背景設定 の方法（バーチャル背景）
これは合成写真のように背景に好きな画像を差し込むことができます。
ちなみに綺麗に差し込むにはPCにある程度のスペックが必要で
Windows10では64bit CPU Core i7 以上、Macもmac OS 10.13以降 CPUがクアッドコア以上、
Intel Core i7以上を満たしていない方はグリーンやブルー系のカーテンなどをご用意ください
ちなみにPCスペックが上の条件を満たしていないと挿入した写真のように背景の色と同じ色が抜けてしまします。
これは背景が白だった顔の光が当たって白くなっている部分や白いシャツまで背景になっていますが…
そんな時は肌や髪、服の色をなるべく違う色を背景に、できれば緑色を背景にするとキレイに差し替えできます。
意外と適当な色でもそこそこ上手く行きますので遊んでみて下さいね！
こちらは設定の「ビデオの背景」から設定できます。
10. Zoomの拡張機能とプラグイン
Zoomには、各ブラウザごとに使える拡張機能やプラグインがあり、より便利にオンラインミーティングを楽しんでいただける機能が揃っています。
2つの拡張機能とプラグインのご説明をいたします。
10-1. Zoom Scheduler Chrome拡張機能
GoogleChromeを使ったZoomミーティングのスケジューリング機能がご利用いただけます。
参加者はZoomカレンダーから直接Zoomミーティングをスケジュールすることができるようになります。
この機能を使うと、ミーティングの予定をGoogleカレンダー経由で参加者に送信できるので大変便利です。
参加者はカレンダーからクリック1つで参加できるようになります。
10-2. Zoom Microsoft Outlookプラグイン
Zoom Microsoft Outlookプラグインを使用すると、Microsoft Outlookと連携して、ミーティングをより早くスケジューリングすることができます。
このプラグインにより、既存のミーティングをZoom ミーティングへと変換が可能です。
11. まとめ
今回はZoomの導入から基本的な使い方についてご説明させていただきました。
会社であれば本社支社間のオンライン会議はもちろん社員間、在宅でお仕事を頼んでいる方とのミーティング、クライアントとの打ち合わせなどに使えます。
また、コーチ、コンサル、カウンセラー、セラピストなどのお仕事をされている方の遠隔セッションなどにもオススメです！
また今後もいろいろとネタを追加していきたいと思いますのでまたご訪問下さい。
ZOOMがオススメの理由についてはこちらの記事もご覧ください。
12. おまけ
ZoomにオススメのWebカメラ
こちら弊社でも3台使ってるWebカメラ。
マイク内蔵なのでこちら側が複数で会議するときにみんなの顔も見れて便利です。
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予算を抑えたい方はこちらが売れ筋です
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Zoomにオススメのイヤホンマイク
僕はMacbookなのでApple純正のイヤホンやAirPodsを使ってますが最近だとワイヤレスイヤホンストレスフリーでいいですね。
ヘッドセットだとこの辺りが人気です。
ロジクール ヘッドセット パソコン用 H600r
音にこだわりたい方はこちら
単一指向性(カーディオイド)、無指向性、双指向性、ステレオの4つの指向特性を備えているため、通常複数のマイクが必要な状況でも1台で対応可能。会議にもインタビューにも幅広く使えます！
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基本1人だよという方はこちらが定番です！USB Audio BOX付きでノイズが少なくYouTube等の音声収録にもオススメ！
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環境もバッチリ整えて快適なテレワークライフを！
