【プレスリリースの書き方7つのポイント!】テンプレートもプレゼント

広報担当者の大きな役割の一つに、企業の商品やサービスに関する情報の発信があります。
その中でも、プレスリリースはマスコミや記者に向けて、新発売の商品、サービス、キャンペーンなどに興味を持ってもらう大切な情報発信です。

今回は、プレスリリースの書き方、プレスリリースを書く目的、事前準備、うまくいく7つのポイントを詳しくお伝えいたします。
プレスリリースのテンプレートもプレゼントしているのでぜひ最後までご覧ください。

1. プレスリリースとは

プレスリリースを説明している


プレスリリースは「プレス(新聞)」と「リリース(発表)」を組み合わせた造語です。

プレスリリースとは、新聞記者や報道などのメディア関係者に向けて、企業のサービスや商品などに関する新たな情報を発信することを指します。

2. プレスリリースを書く目的

プレスリリースを書く目的


プレスリリースの目的は、記者などのメディア関係者に、プレスリリースを読んでもらって、記事の掲載や取材のオファーにつなげることです。
そして、記事などになって、ユーザー層に情報が届くことで、企業の商品やサービスについて知ってもらうということが最終目的だといえます。

また、メディア関係者の元には、毎日数多くのプレスリリースが送られてきます。
その中で、記事にしたり、取材のオファーを受ける為には、プレスリリースの書き方にも工夫が必要です

メディア関係者の目に留まるような、分かりやすいプレスリリースの書き方のコツをご紹介していきたいと思います。

3. プレスリリースで必要な事前準備

 

事前準備

プレスリリースで必要な準備は、

・目的の整理
・アプローチ方法の検討

です。

やり方を一つずつご紹介したいと思います。

3-1. 目的の整理

プレスリリースは、メディア関係者に向けて発信しますが、実際にメディア関係者が記事にした時に、どういったターゲットに向けて、どのような情報を伝えたいのか、といった目的をしっかりと整理しておく必要があります。

ターゲットや伝えたい情報がはっきりしていないと、ぼやけた情報発信となってしまい、メディア関係者にも響かない内容になってしまう可能性が高いからです。
まずは、目的の整理を必ず行いましょう。

3-2. アプローチ方法の検討

数多くあるプレスリリースの中から、記者に「記事にしたい」と思ってもらう為には、アプローチ方法も工夫する必要があります。

トレンドを取り入れてみる、ということも一つです。トレンドは、移り変わりも激しいので短期的なものではあるものの、多くの人の興味を引きやすいという特徴があるので、上手く取り入れることが出来れば、多くの人に見てもらうきっかけにすることが可能です。

トレンドといっても様々です。季節性や地域性、注目されている人物であったり建物やサービス、世の中で多くの人が注目している内容と大きく捉えて、自社の紹介したい商品やサービスとの関連性を考えてみると良いでしょう。

また、他の商品やサービスと比較して、どこがアピールポイントなのか、分かりやすく書いておくことも重要です。
他にはない機能、今までにありそうでなかった便利なサービス、一石二鳥となるような活用方法など、記事にするとユーザーの心を掴むであろうポイントを、簡単な言葉で分かりやすく伝える、そして一目で分かるように伝えることが大切です。

4. プレスリリースの書き方7つのポイント!

プレスリリースの書き方7つのポイント

プレスリリースは

① タイトル
② リード文
③ 画像
④ 本文
⑤ 商品概要
⑥ 会社概要
⑦ 問い合わせ先

の構成が基本です。

一つずつご紹介していきたいと思います。

4-1. タイトル

タイトルはとても重要です。メディア関係者が一番始めに目にするのがタイトルですので、簡潔に、かつ、しっかりと必要なキーワードを含めるように意識しましょう。
文字数は30文字くらいに収めるといいでしょう。

プレスリリース配信会社から公開すると、各メディアに掲載されて、検索結果に表示されることがあります。
タイトルは本文の内容をきちんと表したものにしましょう。
そして関係のないキーワードはタイトルに含めないようにしましょう。

あまり過激なタイトルをつけないようにしましょう。
本文中にきちんと根拠を示せないようなタイトルは、読み手に不安を与えます。

4-2. リード文

リード文(見出し)は、要件を出来る限りコンパクトにまとめるように意識しましょう。
どういったターゲットに向けて、どういった商品やサービスを提供するのか、そのメリットや魅力は何なのか、「目的の整理」で整理した内容を伝えるようにしましょう。

また、慣れてきたら、続きが読みたくなるような仕掛けも、見出しに入れられると良いでしょう。

タイトルとリード文だけで、記事にするか判断されるメディア関係者も多いと思います。毎日膨大な量のプレスリリースが送られてくるからです。

一つ一つじっくりと目を通す時間はありません。メディア関係者の気持ちになって、読み返すようにして下さい。

4-3. 画像

プレスリリースの書き方

文章だけのプレスリリースはイメージが湧かず、受け取り手の好奇心を刺激しません。
プレスリリース配信システムは、画像を載せられるところも多いので、最低でも1枚は画像を載せましょう。

PRしたい画像があるなら、もちろんその画像を載せて、段落ごとに数枚の画像を載せてみるものいいでしょう。

プレスリリースの配信会社では、設置した画像がプレスリリースのアイキャッチ画像になるので意識して設定しておきましょう。

4-4. 本文

本文は、タイトルや見出しのようにコンパクトに整理することを目指すのではなく、様々な確度から整理された情報が見れるようにすることが大切です。

後述のプレスリリースを書くコツでご紹介する5W4Hを意識しながら、メディア関係者が独自の視点で、より商品やサービスの魅力を伝えられる「素材」となるように、ある程度のボリュームを持たせて情報をしっかりと伝えるようにしましょう。

4-5. 商品概要

今回告知する商品やキャンペーン、お知らせの概要を詳しくまとめて書きましょう。

・商品名
・商品やキャンペーンの概要
・期間
・金額
・販売場所、申込方法

などを箇条書きで書いてあげると分かりやすいですね。

4-6. 会社概要

情報の発信元の会社情報をしっかりと載せましょう。
簡単な企業情報(企業名と事業概要)も載せておくと分かりやすいです。

4-7. 問い合わせ先

問い合わせ先がないと、発信元のメディア関係者が自らホームページを検索して、担当者を問合せ、担当者に繋いでもらう、といった手順を踏む必要が出てきてしまいます。

少しでも記事にしてもらう、取材をしてもらうハードルを下げる為に、

・担当者の名前
・担当者の所属部署
・担当者の電話番号とメールアドレス

を簡潔に記載するようにしましょう。

情報を非公開にしておく必要がある場合には、情報解禁日も書き加えましょう。

5. プレスリリースの作成から配信までの3つの流れ

作成から配信までの流れ

プレスリリースは、

・企画
・配信
・効果確認と分析

の3ステップで進めます。一つずつご紹介したいと思います。

5-1. 企画

まずはプレスリリースの内容企画です。

・新商品や新サービスの情報
・企業イベントの紹介
・キャンペーンの告知
・セールなどのお得な情報

などが、プレスリリースのテーマとして扱われることが多いのですが、それ以外でもメディア関係者の視点でニュースになりそうであれば、テーマとして取り入れてみても良いと思います。

ここで重要なのは、プレスリリースの内容がニュースとして取り上げられるような内容であるかです。
「アプローチ方法の検討」でもお伝えしたように、季節性や地域性を含め、トレンドを調査して、企画を練ることもおすすめです。

5-2. 配信

プレスリリースは、自社のホームページへの掲載の他に、メディアに向けて送付を行います。
自社の商品を取り上げてくれそうな同じカテゴリの記事を掲載しているメディアを調査して、プレスリリースをメールなどで送ってみましょう。

最近は、配信代行サービスを使うことも多いようです。
関連が高そうなメディアに送付してもらうことが出来るので、メディアの調査する時間や連絡先の確認などにかかる時間を削減することが出来ます。

5-3. 効果確認と分析

プレスリリースを配信したら、どのくらい効果があったのか確認し、次のプレスリリースの施策検討のために改善点を洗い出すことも大切なステップです。

メディアへの掲載数、ホームページのプレスリリースのページ閲覧数、問合せ数といった項目を確認して、継続的に数値を確認することで、プレスリリースの内容で良かったものと悪かったものを分類していくことができます。

さらにその原因を、共通点などを探しながら見ていくことで分析することが可能です。
プレスリリースも改善を重ねることで、質を上げていくことが出来るので、時間はかかりますが、出来るだけ分析するようにして下さい。

6. プレスリリースを書く時の4つのコツ

書く時のコツ


プレスリリースの基本的な構成と配信までの流れを理解したところで、プレスリリースを書く時のコツをご紹介したいと思います。

6-1. アイキャッチ画像を効果的に使う

アイキャッチ画像は、文字を読むよりも早く、読む人にイメージとして伝わります。
そのため、使う画像によって明るい印象を与えたり、落ち着いた印象を与えたりします。

どういった印象を相手に持ってほしいのか、商品やサービスの印象に合った画像を選ぶようにしましょう。

6-2. タイトルにキーワードを入れる

タイトルは、短い文章の中で、内容が一目でわかり、惹きつける内容である必要があるためとても重要です。
この重要なタイトルを書くコツとしては、キーワードを意識して入れることです。

自社や競合他社のサイト分析などを行い、どういったキーワードでユーザーが商品やサービスを検索しているのか、データ分析を行いながら、ユーザーに刺さるキーワードを入れることが出来れば、メディア関係者の目に留まる可能性も高くなるでしょう。

6-3. 本文は5W4Hを心掛ける

5W4Hは、プレスリリースに関わらず、書類作成の基本といえるでしょう。

Who         :誰が
What          :何を
Where        :どこで
When         :いつ
Why           :なぜ
How   :どのように
How much:いくらで
How many:どれくらいの量を
How long  :どのくらいの期間で

を意識して、情報を整理し、分かりやすく伝えられるようにしましょう。

6-4. 本文は一目で理解しやすい構成にする

本文で分かりやすく伝えるためには、5W4Hの他に段落構成も考える必要があります。
あまり長い文章は読みにくいので、句読点を入れたり、2つに文章を分けるといった対応が必要です。

また段落分けも取り入れるようにしましょう。内容ごとに段落を区切って、どこまでが一つの内容なのか一目で分かりやすい構成を意識しましょう。

7. プレスリリースを書く時に注意すべきこと

プレスリリースを書く時に、注意しておかなければならないこともご紹介したいと思います。

7-1. 記事を書く「素材」の役割を持つ

データがある場合には、グラフなどの図にしておくと、データの理解もしやすく、記者がそのまま記事に使うことも出来るので効果的です。

記者もグラフや印象的な画像がある記事を書く方が、ユーザーの興味を惹きつけられると考えるためです。

このようにグラフや画像に限らず、どうしたら記者が書く時の負荷を下げて、魅力的な記事が書けるか検討してみましょう。

その検討の中で出てくるものが記事を書く時の「素材」となるものです。
こうした「素材」が豊富にあるプレスリリースは、記者が記事を書くきっかけにもなりやすいので、意識して取り入れるようにしましょう。

7-2. 正確で客観性のある情報を使う

プレスリリースの配信前に、使っている情報が最新であるか、間違った情報を含んでいないか、今一度確認するようにしましょう。

プレスリリースも社内で承認を回していたり、作成から配信まで時間が必要である場合など、情報が古くなってしまっている可能性もあります。

またメディア関係者が確認をした時に間違った情報が含まれていると、そのプレスリリースだけでなく、企業への信頼も損ないかねません。

正確で客観性のある情報であるか、誤字脱字のチェックも含めて配信前に内容を見直して確認するように、ルール化して社内で習慣化することもオススメです。

7-3. 専門用語は説明を添える

プレスリリースを書く時には、普段から使っている言葉が、専門用語ではないか確認しながら書くようにしなければなりません。
専門用語は、内容を理解している者同士が使う場合はとても便利ですが、全く関わりのない業界の人が専門用語の多い文章を読むと、上手くイメージが出来なかったり、読むこと自体にとても疲れてしまいます。

出来るだけ初心者でも分かる言葉に置き換えるようにして、それも難しい場合には、説明を添えるように心掛けましょう。

8. プレスリリースのテンプレート

そうは言ってもプレスリリースの書き方が具体的に分からないという方のために、弊社で効果があったプレスリリースのテンプレートをプレゼントいたします。

こちらを参考になさってみてくださいね。
構成はこちらの順番になります。

① タイトル
② リード文
③ 画像 (商品、キャンペーンのイメージに合うもの)
④ 本文
⑤ 商品概要
⑥ 会社概要
⑦ 問い合わせ先

こちらからダウンロードしてください。

9. まとめ

プレスリリースは記者にしっかりと魅力を伝えることが出来れば、無料で多くの人への情報発信をすることが出来るので、とても効果的なプロモーションになります。

一社では情報発信にも限りがありますが、メディアの情報発信力はとても大きいので、上手く連携していくことは大切です。

プレスリリースについての本やセミナーも開催されていますし、セミナーは無料で実施されているものもあります。一度参加してみることもオススメです。

膨大な情報と日々向き合うメディア関係者に向けて、要点と魅力が一目で伝わるプレスリリースを目指して、取り組んでいって欲しいと思います。

10. おまけ

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