こんにちは「あつし」です。
私は東京大学大学院を卒業した後5年間外資系の化学メーカーに勤めて起業・独立し、現在75人の社員がいる会社を経営しています。
本日は、優先順位の付け方についてお話していきます。
優先順位の付け方は、すごく大切です。
これは誰でも当たり前にわかることだと思います。
重要なことを優先する、緊急なことばかり優先しない。
これはどこでも聞くことだと思うのですが、現実みなさんは優先順位を付けられていますか？
わかっていてもなかなか優先順位を付けて仕事ができない、家事ができない、生活に活かせていない人が多いのではないでしょうか？
私もそうなんです。
私自身も優先順位が大切ってわかっていても、なかなか優先順位をうまく付けて生活することができませんでした。
ただいろいろ優先順位の付け方を勉強して自分で実践してみた結果、優先順位をちゃんと付けられるようになってきました。
そして優先順位が付けられるようになると、驚くほど時間が増えます。
同じ時間を生きているはずなのに、全然時間の増え方が違くなっていきます。
なので優先順位付けって、すごく大切だなと思います。
私自身が実際にやってきて、「これは絶対やったほうがいい！」という優先順位の付け方について今日はお話していきたいと思います。
この記事を最後まで読んでいただくと「優先順位の付け方ってこうやってやるんだ！」ということがわかりますので、自分の時間が驚くほど増えていくと思います。
ぜひ最後まで読んでみてください。
それでは、優先順位の付け方についてお話をしていきます。
1. なぜ優先順位付けは難しいのか？
まず最初に、なぜ優先順位付けは難しいのか？というところからお話をしていきたいと思います。
1-1. 時短術は優先順位
時短と言ったら仕事の優先順位付け、家事の優先順位付け、生活、生きていることの優先順位付けと言っても過言ではないくらい、優先順位をどうやって付けていくのか？ということがすごく大切になってきます。
1-2. どうでもいいことに時間を費やす
優先順位の付け方を、みんなちゃんと管理していこうと思っていると思います。
だけど現実では、なぜどうでもいいことにみなさん時間を費やしてしまうのか？
私自身も本当にどうでもいいことに時間を費やしてしまうことって、今でもよくあります。
締め切りが近い大切なプレゼンテーションをどうしても作らなくちゃいけないのに、ちょっとなかなか気分が乗らなくてマンガなんかを読み始めてしまう。そして結局締め切りギリギリに慌ててすごい集中して仕事を仕上げるなんてこともあります。
1-3. 重要か重要じゃないか？
わかっているのに、どうしてどうでもいいことに時間を費やしてしまうのか？
それは、原因があったんです。
それは何かというと、重要か？重要じゃないか？という定義は難しいということなんです。
しかもそれをとっさに判断しなくちゃいけないのは、限りなく不可能に近いと私は思っています。
なぜかというとですね、例えばこういうときがあったとします。
今日は娘の体操教室があるので、体操教室に連れていってあげなくてはいけない。
だけど仕事のなかで来週大切なプレゼンテーションがあって、そのプレゼンテーションが半分くらい終わっている。
あと半分残っているので、これをやっちゃったほうがいいような気もしている。
そんなことを考えていたらクライアント先から電話があって、クライアント先のお客様が「明日社内で発表しないといけないからちょっと使うかどうかわからないんだけど、可能な限りデータを集めてくれないか？これ緊急なんだよ！」というふうに言われる。
この3つの事柄が起こったときに、じゃあどれが一番重要なのかということなんですね。
それは娘の将来とか娘のことを考えたら娘のことを体操教室に連れていってあげることもすごく大切なことだと私は思いますし、大切なプレゼンテーションなのでなるべく早く終わらせておいてより良いプレゼンテーションに仕上げておくこともすごく大切なことです。
だけど大切なお客様から「データを集めてくれ」とお願いをされている。これもすぐに対応してあげたいんだけど、このデータを使われるかどうかわからないと、こういった状況です。
このなかでどれが重要なのかを判断するのって、なかなか難しいと思うんです。
人によっては「これだよ！」と判断できる人もいると思いますし、人によっては「んー。甲乙つけがたいな…」ということもあると思います。
これがけっこう頻繁に起こってくるんです。
こういうことが頻繁に起こって、どれも大切、どれも重要に見えてしまい、しかもそれを瞬時にどれが重要かって判断しなくちゃいけないってなったら、これは難しいですよね。
全部大切だったりするんです。
1-4. 全部大切だったりする
全部大切だったりすることがたくさん目の前に並んでいるので、優先順位付けって結果的に難しくなっちゃうんです。
なので重要か？重要じゃないか？緊急か？緊急じゃないか？みたいな曖昧な指標でこれを判断して分けるなんて、到底無理だなと私は途中で思いました。
なので、今私はあまりそのやり方はしていません。
じゃあ実際にどうやったら優先順位付けができるようになっていくのか？というお話をこれからしていきたいと思います。
2. TODOやスケジュールの作り方
まずTODOやスケジュールの作り方についてお話していきます。
2-1. 前日にTODOリストを作る
前日に明日のスケジュールをきちんと作るとかTODOリストをきちんと確認することはみなさんやっていると思いますし、とても大切なことです。
実際にこれをやっていない人がいたら、今すぐやってください。
これは絶対に大事なことなので、前日もしくは当日の朝でも構いません。
1日のスケジュールを俯瞰してみてください。
そしてTODOリストを見ていって、順番を決めていきます。
2-2. 1番最初に1番大切な予定を入れる
この順番を決めるときに大切なのは、1番最初に1番大切な予定から入れてください。
上から予定を入れていく、もしくは上からなにかやることを決めていくこともあるかもしれませんが、その1日のなかで1番大切なものをドーンドーンドーンというふうに最初に並べるといいと思います。
これはなぜかというと、結局はスケジュールや予定というのはギリギリに詰めていくと絶対に遅れていくものだと思っています。
なのでそれを上からぎっしり詰めていったら絶対に大切な予定もガツッと削られて後回しになってしまったり、本当に大切な予定だったのに時間が足りなくてできなくなっちゃうこともあると思います。
本当に大切なTODOが終わらなかったということも起きてしまいますので、当たり前のことなのですが1日のスケジュールを決めるときは1番最初に1番大切な予定を入れるようにしてください。
2-3. 初頭効果を刺激する簡単な仕事
1日のスケジュールのうちに最初のほうに大切な予定を入れたほうがいいのかというと、そういうわけではありません。
1日のスケジュールで1番最初に入れるべき予定や仕事は、簡単にできてあまり考えないでできることです。
これはなぜかというと、初頭効果を刺激するために簡単な仕事を最初に入れます。
初頭効果は、なにかを始めるときに1番最初に集中力が高まるタイミングのことを言います。
この集中力が高まるタイミングにもっていくために、準備体操みたいな感じで簡単にできてあまり考えないでもサクサクできる仕事を入れるといいです。
そうすると体や頭が乗ってきて1番集中力が高いタイミングが来ますので、そういったタイミングに重要な予定やタスクを入れてもいいかなと思います。
重要な予定・タスクは重い仕事だったりするので、1番最初に入れてしまうとなかなかエンジンがかからなくて結果的に時間がかかってしまうこともあります。
なので、1番重要だからだと言って1番最初に入れなくちゃいけないわけではありません。
初頭効果を刺激する、簡単な仕事を1番最初に入れてください。
2-4. 見えない仕事は先に半分やってみる
そしてもう一つ、どのぐらい時間がかかるかわからない仕事ってあると思います。
それは初めてやる仕事なので、どのぐらい時間をかけなくちゃいけない、どのぐらい力を使わなくちゃいけない、始めてみたら意外と大変なことが出てくるかもしれない仕事があると思います。
こういう見えない仕事・初めてやる仕事は、先に半分やる予定を入れるといいです。
これはどういうことかというと、見えないままにしておくとフタを開けてみたらものすごく大変な仕事だったとか、ものすごく時間のかかる仕事だったということにもなりかねません。
これを避けるためにも、最初に入り口だけでも見えない仕事ってのを始めてみる感じです。
そうするとなんとなく「あ！このぐらいでできるんだな」というのがわかるので、それを確認するためだけでも最初に半分もしくは3分の1でもいいのでやってみることが大事かなと思います。
2-5. 何からやるか？ではなく何をやらないか？
優先順位付けのときに大切なのですが、「なにからやろうかな？」ではなくて「なにをやらないか？」から決めたほうがいいです。
「なにからやろうかな？」とか「なにから優先順位を決めてやろうかな？」と思うと結局全部やる前提で始まるので、最終的にはたくさん仕事があったら最後のほうは絶対カツカツになってしまうわけなんです。
なので最初の段階で「これはやらない！」もしくは「人に任せて自分ではやらない！」ということを決めるのがすごく大事なことです。
「あ！これは人に任せられる」「あ！これは最悪この仕事と被せることができるので、一緒にしちゃえ！」とか「これはやったほうがより良いんだけど、究極やらなくてもいい仕事だな」と思ったものからどんどんどんどん横線を引いていく。
「自分ではやらない、やらない、やらない」ということをやっていきます。
そうすると膨大に見える仕事、こんなにたくさんあるんだと思っていたスケジュールが意外とキュッと縮まり「これならできるかもしれない！」という数に収まる可能性があります。
なので1番大事なところなのですが、「なにをやらないか？」を最初に決めるのが優先順位付けのもっとも大切なポイントになりますので、「なにからやるの？」ではなく「なにをやらないか？」から決めてみてください。
後半に続く
【保存版】優先順位の付け方を徹底解説 ②
