こんにちは「あつし」です。
今回は、優先順位の付け方の後半についてお話していきます。
前半はこちら
【保存版】優先順位の付け方を徹底解説 ①
1. 仕事を任せる
自分ではやらずに任せる仕事がわかってきたら、仕事の任せ方にもポイントがあります。
1-1. 仕事を属性に分ける
まず任せる仕事の選び方についてなのですが、やることを属性でしっかり分けていくと任せられそうな仕事が見えてきます。
私がいつもやっている分け方としては、次のような感じです。
- 簡単に任せられるもの
- 任せられそうなもの
- 任せられなさそうなもの
- 絶対任せられないもの
この4パターンに分けます。
そしてどれを任せるかというと、実際には1.2.3の全部を任せます。
そして4だけを自分でやります。
これはもちろん私が社長であるからもありますが、もし部下がいてなるべく自分が価値の高い仕事、重要な仕事をやろうと思っていたら、1.2.3に関しては任せたほうがいいと思います。
任せられなさそうなものは頑張れば任せられるものではあるので、任せる努力をしてみるべきです。
それは部下の育成にもつながりますし自分自身が本当に重要な仕事に集中することにもなりますので、属性を分けて絶対任せられないもの以外は全部任せてしまうのも優先順位付けのポイントになります。
1-2. 自分にとって簡単にできて効果が大きいこと
「あまり部下がいないんだよ」「任せる人がいないんだよ」といって、全部は任せられないで半分は自分でやらなくちゃいけない場合もあると思います。
この場合はどう判断していくかというと、自分にとって簡単にできて効果が大きいことから自分でやるようにしてください。
例えば、このデータの計算は会社にとってそこそこ大切なことです。だけど、とても時間のかかるものです。
部下に任せたら多分1からやるので、ものすごく時間がかかってしまう。
だけど自分は1回やったことがあるので、自分がやればもしかしたら3分の1か4分の1の時間でできるかもしれない。
そう思ったら、短時間で同じことができる。しかも効果が大きいものなので、これは自分でやろうということになると思います。
自分にとって簡単にできてそこそこの効果があるから自分がやる。
それ以外のものは誰かに任せるというふうに考えていくと、より優先順位が高くなってくるかなと思います。
1-3. 依頼するものを先に手を付ける
依頼するものが決まってきたら、自分のやること、そして人に任せることが分けられると思います。
これは大切なことなのですが、自分がやることを先にやってから任せることを任せていくのだとあまり効率の良いやり方ではありません。
なので、依頼するものから先に手をつけてください。
依頼するものから先に依頼して、その後に自分がやるべきものを進めるという流れでやってください。
これは当たり前ですけど、依頼される側も自分の仕事があるわけで自分のTODOリストがあります。
なので遅く言われれば言われるほど、予定って立てにくくなってしまうんですね。
依頼される側も、依頼されるのであれば早く言って欲しいはずです。
なので依頼するものから先に依頼してしまって、相手にも時間的余裕を作った状態で自分がやるべきことをきちんとやっていくほうが全体的な効率化になります。
「自分のことを先にやったほうが気持ちが楽だから！」みたいな感じで、先に自分のことをやってから依頼することが絶対ないようにしてください。
依頼できない人の悪いクセがあるのですが、依頼できない人は依頼することを最後まで依頼せずにギリギリまで自分の仕事をしてから依頼してしまいます。
なのでもう依頼しようと思ったときには、締め切り間近ということがあります。
「締め切り間近で人に任せると可哀想かなと思うので、自分でやりました」という人がいるんです。
これは本末転倒で、ギリギリで任せられないから自分でやる。そして自分でもギリギリだから、他の仕事もズルズルと遅れていくことになってしまう。
依頼するものから先に手を付けて、依頼は早い段階でしたほうが全体的な効率化になるよということです。
1-4. 確認・承認作業も早めに行う
続いて任せた仕事に関しては、確認や承認を求められることもあると思います。
こういった確認・承認作業は意外と頭も使いますし一瞬でいろいろ考えなくちゃいけないので、大変なことです。
しかしこういう確認・承認作業も、早めに行うのが大事です。
承認・確認を依頼してきた部下や同僚はその確認を待っている時間が待ち時間になってしまうので、これはもったいない時間かなと思います。
もちろん他の仕事はしているかもしれませんが、依頼確認・承認が遅ければ遅いほどさっきと同じで納期がギリギリになってしまったり相手にとっての時間的余裕がなくなってしまいます。
なので確認・承認作業も早めに行って、もし変更が必要だったり修正が必要だったら早めに言ってあげたほうが相手も時間的余裕、時間的な優先順位を決めやすいので全体的な効率が上がると思います。
1-5. 仕組みと環境づくりに時間を使う
続いて大切なことなのですが、部下や同僚や相手になにかを任せたときに「全部任せるのは可愛そうだし、自分がやったほうが早いから半分は自分でやるよ！」という考え方もあります。
そうしたほうが全体的に早く終わることもあるのですが、私の場合は任せたのだったら自分で手を出すことはしないで仕組みと環境づくりに時間を使うようにしています。
自分が任せた仕事をより任せられた人が簡単にできるようなマニュアルを作るとか、つまづきやすいポイントの注意書きを作るとか、考えやすいテンプレートを作るみたいなことに時間をかけるようにしています。
そうすることによって任せた人も最終的にはその仕事を簡単にできるようになりますし、もしその人がさらにその人の部下に任せるときにも頼みやすい状況を作ることができます。
そういった仕事ができやすい仕組み、もしくは環境づくりのほうに自分は時間を使うようにしたほうがいいと思います。
一緒にやって早く終わってもそれはいいことなのですが、それだとあまり発展性がないです。
なので全体的に良くなるために、仕組みと環境づくりに時間を使うほうがより良いことかなと思います。
2. ビジョン・目標からの逆算
続いて、ビジョン・目標から逆算をするということです。
本当に重要な仕事、自分にとって大切な仕事、人生の目標となるようなことの優先順位を高くし、時間を使った方がいいと思います。
だけどビジョンや目標って、なかなか自分ではわからなかったりするんですよね。
なので自分自身のビジョンや目標を明確にして、その逆算から優先順位を決めていく方法についてお話していきます。
まず自分が本当にしたいことや本当に目標とすべきことがなんとなくしか決まっていない場合は、まずそれから決めていきます。
2-1. 人生があと3年だとしたら
私がよくやっているのは、「人生があと3年しかないと決まっていたらなにがしたいか？」っていうことなんですね。
人生がまだまだこれから続くと思うと、なかなかこの人生において「こういうことをしたい！」というイメージがつかなかったり考えが浮かんでこなかったりするかもしれません。
ですが、人生があと3年って最初から決まっていたら…
もう3年しかないと決まっていたら、なにをしたいかを一回考えてみてください。
人によっては、もしかしたら家族と一緒に大切な時間を過ごしたいと思う人もいるかもしれません。
ずっと夢だったなにか新しい事業をやるとか、新しい挑戦をしたい人もいるかもしれません。
「とてもお世話になったあの人に恩返しをしたい！」とか「お礼を言いに行きたい！」という人もいるかもしれません。
自分の人生で本当にやりたいことは時間を区切ることによって見えてきたりしますので、「人生がもう3年しかありません」と今日言われたと思って本気でなにがやりたいのかを考えて自分のビジョン・目標を決めてもいいかもしれません。
2-2. 重要で緊急性がないもの
こういった自分の人生で本当に大切にしていることや目標にしていることを「重要か？」「重要じゃないか？」「緊急か？」「緊急じゃないか？」という表にまとめると、重要で緊急性がないものだったりします。
本当に重要なんだけど、人生単位で叶えたい目標なので緊急性はあまりないところに入ってきてしまう。
そういったものって結局重要で緊急なものの後になってしまうので、なかなかこれをやる機会って巡って来ないです。
しかし本当に自分がやるべきこと、本当に自分が最終的に目標にすることは重要で緊急性がないものだったりしますので、こういったものが一体なんなのか？というのを洗い出してみるのも大事かなと思います。
2-3. 期間を区切って逆算する
そのうえで実際になにかやりたいことが明確になったら、期間を区切って逆算していくことによってやるべきことが決まってきます。
例えば6年後には起業をしてその起業が大成功しているのが目標になったら、最低でも3年後には起業・独立していてしかも黒字にもっていっておかないといけないなというふうに思います。
そして3年後に黒字にしていくんだったら、1年後くらいには起業しようとしているビジネスに関してテストを始めていかないといけないんじゃないかということが決まってきます。
じゃあ1年後にそういうテストをするんだったら、半年後にはこういう仲間が必要だとか、こういう知識が必要だというのがわかってくると思います。
半年後にこういう仲間や知識を得るために、じゃあ1ヶ月後2ヶ月後にはどういうアクションを取らなくちゃいけない、こういう勉強をしなくちゃいけない、こういう資格について考えなくちゃいけない、こういう場に行って仲間探しをしなくちゃいけないとか、そういったことが決まってきます。
なので最終的なビジョンや目標が決まったら期間を区切り逆算していって、実際に優先順位高くやるべきことはなんなのかを明確にしていくとさらに優先順位がはっきりとしてくると思います。
2-4. どれを捨てるか決める
そしてこのなかでも大切なのは、どれを捨てるか決めることなんです。
すべて欲しいと私もそう思うのですが、現実問題すべては手に入らないわけであってなにかを捨てなくちゃ手に入らないものもあります。
それは大切なものを捨てるということではありません。
例えば毎日2時間はマンガを読んで楽しんでいるから、そのなかの1時間は資格を取るための勉強に費やそうとか、もしくは週に3回は飲み会に行っていたのを週に1回にして、お金を節約しながらその浮いた時間は家族と一緒に過ごす時間にするとか勉強する時間にするといった感じです。
そういった捨て方、無駄なものの捨て方でいいと思いますので、「なにか明確にこういうことがしたい！」そして「優先順位はこうだ！」と決まったら、捨てるべきものは自ずと見えてきます。
なのでそういうことを明確にして、今の一瞬一瞬を大切にしていくといいのかなと思います。
2-5. チャンスは一瞬
そして、最終的にチャンスっていうのが突然現れます。
思いがけないチャンスというのが、突然現れるんです。
そのときに優先順位付けが日頃から明確にできている人は、そのチャンスに対して全力集中することができます。
例えば力を全力でかけたり、お金をかけたり、時間をかけたりすることができるようになります。
チャンスは一瞬なので、その瞬間に全力投球をしないとチャンスを掴めないことが多いです。
これが優先順位付けがうまくない人、なかなか優先順位を明確に決められない人は、そのチャンスが来たときに中途半端に集中してしまうんですね。
中途半端に片足を突っ込んでやってみても、なかなかそれだとチャンスはものにできません。
なので、全力集中できるような準備をしておくのがすごく大切です。
私自身も東京大学大学院を受験するときもそうでしたし、起業するときもそうでした。
今保育園を2園やっているのですが、保育園を立ち上げるときもちょうど待機児童が多くて国が保育園を募集しているその一瞬のタイミングで保育園を立ち上げました。
そのときに、多額の投資もしています。
今から保育園を建てようとしても、国のそういった支援はかなり狭くなってきています。
なのでチャンスは本当に一瞬なんです。
その一瞬に全力投球するために、いま優先順位を決めておく。優先順位の付け方を勉強しておくと言っても過言ではないかもしれません。
一瞬のチャンスが来たときにしっかり掴めるように、日頃から優先順位付けの練習をしておいたほうがいいのかなと思います。
3. まとめ
いかがでしたでしょうか。
本日は、優先順位の付け方についてお話をさせていただきました。
最初に言った通り「時短術＝優先順位決め」と言っても過言ではないくらい、優先順位を決められるようになると驚くほど時間が増えます。
人は同じ時間しかないので、「どう効率よく生きていくか？」それが大切です。
優先順位付けを上手にできるようになり自分の時間をたくさん増やして、本当に自分のやりたいことを叶えられるようにするといいのではないかと思います。
ぜひ今日の話が参考になれば幸いです。
今日はこの辺で失礼します。
