オンライン会議で絶対にやってはいけない10の失敗

こんばんは!FunTre株式会社代表の谷田部です。
「すごく簡単なことを変えるだけで人生に差がつく時間の使い方」を毎週公開しています。

オンライン会議をする機会って増えましたよね。

それでもまだ「オンラインは苦手」とか 「直接会わないと大切な話はできない」とか、「オンライン会議は盛り上がらないからダメだ」 みたいな固定観念にとらわれてる人いませんか?

これ私の会社では以前の動画でもお話したんですが、5年前からテレワーク、オンライン化というのを推進しておりまして、もちろん今日もこの会社に来ているのは私だけみたいな、みんな各自、家で仕事をしてるっていう、そんな状態になっています。

そんな中で私たちは5年間、オンライン会議をずっとしてきたんですけど、いろんな失敗がありました。
「やっぱりこれやらない方が良かったな」とか、「これは失敗したな」ってことがいっぱいあります。

なので、今日はそのオンライン会議で絶対にしてはいけない10の失敗 についてお話をしていきたいと思います。

1.相手の反応を求めすぎる

Online meeting

それではオンライン会議で絶対に やってはいけない10の失敗1つ目、「相手の反応を求めすぎる」ということです。

オンライン会議って相手の反応がないんですね。
特に大きい会議いろんな人が入っている会議では、こっちが一生懸命しゃべって意見を出しているんだけど、相手のあいづちが聞こえてこないので不安になる。相手の反応がわからないので不安になってしまうってことよくあると思います。

ここで大切なのは、あまり相手の反応を意識しすぎないということですね。

相手の反応を意識しすぎて意見が言いづらくなってしまったり、気にして心配になってしまうっていうことがあると良くないと思います。

なので、相手が聞いてるかどうかわからない状態なんだけど、堂々としゃべるということで良いと思います。

聞いてる側も不安になっている可能性が高いので、少ない人数の会議では特に相手の意見に対してちゃんとあいづちを打つようにしましょう。

ミュートをはずして、あいづちを打ってあげるっていうのが大切かなと思います。

2.意見を待つ、意見を否定する

Online meeting

 

それでは10の失敗の2つ目「意見を待つ、意見を否定する」ということです。

みんなそれぞれ自分の空間で、もしくは、自分の家で会議に参加しているので、なかなか自分の意見を言いにくかったり、意見を言わなくていいかなっていう環境になっている可能性があります。

もともと発言の少ない会社の場合はオンライン会議にすることによって、ぜんぜん意見が出てこないっていうこともあると思います。

そのような時は意見は待たないほうがいいと思います。
積極的に参加者を当てていくぐらいの気持ちでいいと思います。
そして出てきた意見に関しては否定しない。

そもそもね、距離が遠いところにいるので否定されると心の距離まで遠くなっちゃって、もう意見する気にもならなかったり 余計意見が出てこなくなってしまいます。

基本的に人の意見は否定しないで、より良い意見を出し合って「皆で良い会議にしていく」っていうスタンスがいいのかなと思います。

3.会議が早く終われない

Online meeting

それでは10の失敗の3つ目「会議が早く終われない」ということです。

なんとなく会議って「1時間やった方がいい」とか 「30分をやった方がいい」という固定観念があったりすると思います。

特にリアルで集まる会議はそういうのがあるかなと思います。
オンライン会議ってびっくりするほど早く終わっちゃう可能性もあるんです。

大切なことを話してしまったら、例えば5分とか15分で会議は終わってしまう。そういうこともあると思います。

そのときに「なんだか早すぎて申し訳ないから、もうちょっと会議を伸ばそうかな」とか、雑談して間を補おうとする、みたいなことが起こってしまいがちです。

ですが、集まって会って5分で終わるっていうのはちょっとアレかなと思うかもしれないですが、オンライン会議ってすぐに終わってしまっても別にみんなすぐに自分の業務に移れるので問題がありませんよね。

なので、 やるべきことが終わったらもうすぐ終了!
無理な雑談で時間を稼ぐ必要はないので早く終わっても大丈夫。もう早く終わらせてしまうという感覚でやるといいのかなと思います。

4.事前に音声のチェックができていない

Online meeting

それでは10の失敗の4つ目「事前に音声のチェックができていない」ということです。
近くにいる人同士が同じ オンライン会議に参加する場合、それぞれのパソコンを持っていたらその人がスピーカーをオンにする。

その人がマイクをオンにするオンにしないとかで、それぞれのスピーカーとかマイクがハウリングしてしまって聞きにくくなってしまうことってあると思います。

出来るだけ近くで参加する人がいる場合はこのハウリングは事前にチェックしておいたほうがいいと思います。

誰がスピーカーをオンにして、誰がマイクをオンにするのかを決めておくということですね。
会議が始まってから慌ててやる人たちがいるんですけど、こうなると、あせってやり始めるので、なかなかそれが直らなくて、直すのに10分ぐらいかかってしまう ということもあると思います。

そうすると会議の時間かなり遅れてしまうので、時間がもったいないです。
音声チェックは事前にやる、ということが大事かなと思います。

5.周りがうるさい

Online meeting

それでは10の失敗の5つ目「周りがうるさい」ということです。

周りがうるさい人たまにいますよね。 周りがうるさくないかていうのを事前にきちんとチェックして参加した方がいいと思います。

実は周りはうるさいんだけど自分は気づかない、っていうこともあると思います。

でも相手にとってこれは地獄で、ずっと会議の時間中その人がマイクをオンにしていると、うるさいということも起こってしまいます。

こちら側としては、あなたの周りうるさいですよっていうのが言いにくかったりするので、そのままずっと流れていってしまう、本人も気づかないってこともあると思います。

なので、 最初に自分で「うるさくないか?」 っていうのはチェックしといた方がいい と思います。

「もしかしたら、うるさいかもしれないな」 っていうこともあると思います。
会議の最初に「私の周りうるさくないですか? ごめんなさい!」ということで、最初に確認するようにしたほうがいいと思います。

6.顔を出さない

Online meeting

それでは10失敗の6つ目「顔を出さない」ということです。

基本的にやっぱり顔出しはした方がいいです。

なんとなく「どっちでもいいよ」みたいな雰囲気が長い期間、会議をしていると起こってきてしまうんですけど、そうすると驚くほどみんな顔出ししなくなります。

それはそうですよね、顔出ししない方が楽だし、わざわざしなくてもいいかなって思う気持ちもすごくよくわかります。

ただ、オンライン会議って近くにいるわけではないので、顔も見えないと 反応がわかりにくいんですね。

そして、こっちの意図も音声だけだと伝わりにくくなってしまうので、できるだけ顔は出した方がいいかなと思います。

ただこれは強制はしなくてもいいと思います。

どうしても顔は出せない、ビデオをオンにできない状態の人もいると思いますし、短いミーティングのためにわざわざ顔を出せるような状況をつくるっていうこの手間も面倒です。
その準備に時間がかかってしまう場合は顔出ししなくてもビデオをオフにしてもいいのかなと思います。

ただ、 ルールとしては基本的には顔出しはする、と決めておいた方が良いのかなと思います。

7.背景がぐちゃぐちゃ

Online meeting

それでは10の失敗の7つ目「背景がぐちゃぐちゃ」ということです。

これもたまにですけど背景がぐちゃぐちゃの人いますよね。
背景の印象って けっこう残ってしまいます。

話してる内容が良かった、その人自体も 良かった、だけど背景がぐちゃぐちゃ。
そうするとやっぱり印象がそっちに引っ張られちゃって、悪くなっちゃったりします。

なので、これはもう当たり前のことなんですけど、背景もなるべくすっきりしたところ、シンプルなところ白カベのところを選ぶといいのかなと思います。

Zoomのときは背景がぐちゃぐちゃなら、もうバーチャル背景にして、かっこ良くした方がまだいいのでそういったものも積極的に使って背景は意識するようにしましょう。

8.話が長くなりすぎる

Online meeting

それでは10の失敗の8つ目「話が長くなりすぎる」ということです。

これはどうしてもついつい話が 長くなっちゃう人っていますよね。もう普通に直接会う会議でもいると思います。
直接会う会議で話が長いのはまだ目の前にいるので一生懸命聞けるしなんとなく理解もできるんですけど、オンライン会議で話が長い人の話はとても理解しにくい状態になってしまいます。

聞いている方は理解しにくいし近くにいないので、だんだん頭に入ってこないでぼーっと 聞いてるような状態になってしまいます。

話が終わると意味はわからなかったんだけど、何となく意味がわかったようなふりをする。
みたいな、こんな状態になってしまうこともあると思います。

なので、オンライン会議って話が長いと より伝わらなくなってしまうので、
なるべく簡潔に話す。なるべく簡潔に文章を切る。という意識をしてしゃべると伝わりやすい会議になるのかなと思います。

9.担当者がいつも同じ人

Online meeting

それでは10の失敗の9つ目「担当者がいつも同じ人」ということです。

1週間ごとにとか1ヶ月ごとにする会議のときなんですが、いつも司会進行役が一緒とか、議事録とる人が一緒っていうのは良くないと思います。

なんでかと言うと、こういった場合、司会進行がいつも一緒だと話役と聞き役が完全に固定されてしまった状態になってしまいます。

聞き役はだんだん聞いているだけの会議になってしまうので、発言もしなくなってしまいますしなんとなくぼーっとしているだけなので内容も頭に入ってこない。

つまり、参加できない会議になってしまうことが多いのかなと思います。

これは実際の会議もそうなんですが、定期ミーティングとかルーチンでやっていく会議に関しては、担当者をローテーション して「積極的にみんな参加できる」そういった会議にしていった方がいいのかなと思います。

10.関係ない人まで参加を求める

Online meeting

それでは10の失敗の最後10個目は「関係ない人まで参加を求める」ということです。

オンライン会議ってけっこうみんな参加しやすいです。
みんなの時間を合わせやすいのはいいことなんですけど、そうするとついつい参加者が増えていっちゃう可能性があります。

ほとんど居ても意味のない人とか、ひとまず参加してほしい人とか、耳だけでも参加して欲しい人とか、意味はあんまりないんだけど一応参加してもらう人とか、参加者がどんどん増えていってしまいます。

なので、 最初から必要最低限の人が参加するという風に意識して参加者を決めると良いのかなと思います。

参加するだけの会議が増えていってしまうと、気がついたら1日中会議で予定が埋まっているなんてことも出てきてしまいますので、そういうことがないように、必要最低限の参加者に絞るというのも大事です。
1つの会議の中でも全員が最初から最後まで 参加する必要もないと思います。

同じ会議の中でもトピックってあると思いますので、途中入場、途中参加を積極的にOKにしておいて、本当に必要なところだけ参加してもらえばいいと思います。

そうすれば無駄に参加する必要はなくなるのかなと思います。

11. オンライン会議をうまく活用して業務を効率化しよう!

いかがでしたでしょうか?
オンライン会議にはオンライン会議の特徴があります。

今までの固定観念に縛られてしまって、みんなで集まる会議の様式を無理やり持ってくるっていうことがないように、新しい様式で会議をつくっていくと良いのかなと思います。

せっかくオンラインになって効率が上がってきているのに、逆に今日言ったような失敗をしてしまって非効率になってしまうという会社も多くあると思います。
なので、そこの点は注意しながらオンライン会議をすると良いですね。

最初にも言いましたが「そもそも苦手だから」 「オンラインじゃ嫌だな」「直接、会議したいな」っていうのは、愚の骨頂です。

オンライン会議は本当にメリットがたくさんある ので、ぜひ使いこなしていきましょう。

今日お話した内容でより良いオンライン会議をしていってください。

今日もおさらい していきたいと思います。

オンライン会議で絶対にやってはいけない10の失敗

1.  相手の反応を求めすぎる 
2. 意見を待つ、意見を否定する
3. 会議が早く終われない
4. 事前に音声のチェックができていない 
5. 周りがうるさい
6. 顔を出さない
7. 背景がぐちゃぐちゃ 
8. 話が長くなりすぎる
9. 担当者がいつも同じ人 
10. 関係ない人まで参加を求める

ぜひ参考になれば幸いです。
それでは今日はこの辺で失礼します!

動画でもご覧いただけます。

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