こんばんは！FunTre株式会社代表の谷田部です。
「すごく簡単なことを変えるだけで人生に差がつく時間の使い方」を毎週公開しています。
テレワーク・リモートワークがどんどん増えていきますよね。
普段のコミュニケーションはチャットですることが多くなってきてると思いますし、会議もオンライン化されているっていう会社さんが多いのかなと思います。
その時に「オフィスに一緒にいないのでやり取りが大変」とか、「指示や説明がうまく伝わらなくて失敗してしまった」っていうことも出てくると思います。
以前の記事でもお伝えした通り、私達の会社ではもう５年以上前からテレワーク・リモートワークを推奨してずっとやっていってるんですけど、その中で「こういう上司のコミュニケーションはダメなコミュニケーションだよね」っていうものがどんどん見つかってきています。
今日はそのテレワーク・リモートワーク時のダメな上司の６つのコミュニケーションについてお話していきたいと思います。
1. 指示やメッセージがわかりにくい、説明不足
それではテレワーク・リモートワーク時のダメな上司の６つのコミュニケーション１つ目「指示やメッセージがわかりにくい、説明不足な上司」です。
1-2. 悪い指示の出し方
指示やメッセージがわかりにくい、説明不足というのが１番起きやすい問題ですよね。
よくある問題なのですが、「上司から指示された内容がざっくりしすぎていて意味が不明」または、「指示の内容の前後の説明が抜けているのでわかりづらい」、というものです。
「これをして下さい」だけしか来てないから意図がわからない、目的がわからない、前後の説明がないので意図が不明で、その指示をどうこなすかが考えにくいということもあると思います。
ちゃんと「こういう背景があってこういう理由があって、こういったことをして欲しいのでよろしくお願いします」だったら、自分で考えていろいろできるのに「これをしてください」しかないとどうしていいかわからない、ってことがあると思います。
他にも相手の理解度を考えないで指示してくる人も多いですね。
自分が理解しているのでわかったつもりで話しても、全く意味が伝わらない、っていうこともあると思います。
1-2. 良い指示の出し方
自分が指示する側だったら、相手の理解度もきちんと考慮した上で、説明を過不足なく入れて指示を出さないといけません。
指示される側も「意味がわからない」と思ったら、間違える前に聞きましょう。
実際に作業に取り掛かる前に指示内容を確認する、そういった環境を作ることも大事かなと思います。
2. 丸投げ
それではダメな上司の６つのコミュニケーションの２つ目「丸投げ」ということです。
説明不足をこえて、そもそも細かい指示がほとんどなくて、丸投げの指示ということもあると思います。
そういう上司は、自分のタスクを早く減らしたいがため、もしくは、自分で持ってるボールを早く人に移したいがために部下に丸投げしてしまっていますね。
これ、よくないですよね本当に。
他にも判断を迷う内容で「これどうすればいいですか？」と聞いているのに、「それは自分で判断しちゃっていいですよ」とか「誰々さんの判断に任せます」とか、言ってくる上司もいるかなと思います。
そう言うわりに上手くいかなかった時には、その上司は助けてくれないことがあります。
「判断を任せたんだから、上司が責任を取ってくれるのかな？」と思ったら、「それはあなたの判断が間違ってるんだよ！」みたいな感じで責任を押し付けられるというのは最悪の状況ですよね。
こういう場合はここまでは上司が考える範囲。
ここまでは部下が考えるっていう線引がきちんとできていない可能性が高いです。
いつも隣で一緒に働いている状態だったらなんとなく「これはじゃあ上司が考えて、これは部下考えて」って確認しながら振り分けることができますが、線引がきちんとできていないと離れている時にそれが曖昧になってしまう。
その線を越えて上司が部下に判断を任せてきたとしたら、ちゃんと上司が最終的なところまで責任を取らないとただの責任転換になってしまいます。これは最悪の丸投げ状態ですよね。
2-1. 良い指示の出し方
指示を出す側はちゃんと責任範囲を決めて、自分が責任をもって判断するべきことは判断する。
もしそれを超えて部下に判断を委ねる場合は、その最終的な責任まできちんととる、ということを考えていかないといけないと思います。
3. 人に頼めない
それではダメな上司の６つのコミュニケーションの３つ目「人に頼めないということです」
先ほどまでは指示が「雑」とか「丸投げ」とかそういったお話をさせていただいたんですが、反対に指示ができないで自分で抱え込んでしまうという人もいると思います。
部下に気を使ってしまってなかなか指示が出せない、タスクを任せられない。
そもそも指示のための説明をするのが面倒なので自分でやっちゃったほうが早いとか。
横にいれば「同じようにやって」ていう風に伝えられたのが、テレワークだとちゃんと文章で組み立てて体系立てて「こういう風にやってくださいね」って言わないといけないので、大変なのはわかります。
これも指示を出す側の能力がすごく問われると思います。
作業の説明が苦手だから自分でやっちゃうという上司は良くない上司なのかなと思います。
「人にお願いするなら自分でやっちゃったほうが早い」とか「教えるのがそんなに上手くないので自分でやっちゃった方が早い」とかですね。
ちゃんと全部こなしてもらえればいいんですが、結果的に仕事をたくさん抱えすぎてパンクしてしまって「大事な返事が来ない」とか、「大事な仕事が遅れている」って事になったら本末転倒です。
人に頼れない、頼めない、自分で抱え込んでしまってパンクしてしまう、っていう上司は本当に良くない上司だと思います。
4. すぐに会いたがる
それではダメな上司の６つのコミュニケーションの４つ目「すぐに会いたがる」ということです。
直接会って話すミーティングの機会って減りましたよね。
でも、たまにこういう人いますよね、「オンラインじゃ大切な話ができないから直接会って話そう」とか、「やっぱり俺は顔合わせて話した方がしっくりくるんだよね」「オンライン苦手なんだよね」みたいな上司。
確かに直接顔を合わせた方が良い場合もあります。
ただ過剰になってしまうのは良くないかなと思います。
オンラインでも大切な話はできるんです。
私たちもずっとテレワーク・リモートワークをしてきましたが、オンラインだと大切な話ができないという感覚はまったくありません。
オンラインミーティングっていうのは、お互いにとって効率が良いものなので、どんどん使うべきだと思います。
5. 感情や感謝が伝わらない
それではダメな上司の６つのコミュニケーションの５つ目「感情や感謝が伝わってこない」ということです。
上司の中、もしくは同僚の中にも、チャットやメッセージのやりとりが苦手という人もいると思います。
例えば「ありがとう」っていう感情が伝わってこないとか、そもそも何を考えているのかわからない文章が送られてくる、という人もいると思います。
チャットっていうのはメールと違って会話の代わりを文章でやってるんですね。
メールの代わりをチャットでやっているわけではないんです。
会話っていうのは少なからず「感情」が乗っていて、「感謝」が乗っていてスムーズに流れるものなので、チャットにもそういった「感情」とか「感謝」っていうのは乗せていった方がスムーズなコミュニケーションができると思います。
例えば
・どのくらい困っているのか？
・どのくらい感謝しているのか？
・急いでいるのか？
・ある程度余裕があるのか？
・喜んで言っているのか？
・悲しんで言っているのか？
そういったちょっとした「感情」「感謝」などもしっかり、チャットで伝わるようにメッセージをしたほうが仕事がスムーズに進むと思います。
単純に「メールの代わりをチャットでやっている」と思ってしまうと、全然感情を入れないでそのままの定文を送ることになるので、そうすると会話が成り立たちません。
連絡がとりづらい、相手の意図が汲みにくい、ということが起きてしまうので、駄目なコミュニケーションになってしまいます。
6. 返信がない
ダメな上司の６つのコミュニケーションの６つ目「返信がない」ということです。
なかなか返信がない、ちょっとしたひと言の返信を送ってくれない上司っていると思います。
こちらが連絡したり報告したりしているのに返信がないと、「伝わっているのか、伝わっていないのか」「読んでいるのか、いないのか」がわからないので、送った側には迷惑に感じますよね。
しかもそういった上司が普段からメッセージを読み落としたり、メッセージを忘れたりする人だとするとなおさら不安になってしまいます。
「今回ももしかしてチャットを見落としているんじゃないか？」とか、「忘れちゃったんじゃないか？」っていう風に不安になると、次の仕事に進めないのですごく困ります。
ですので、ひと言だけでも「了解です」とか「承知しました」
今すぐに答えが出ないものでも「考えておきます」とか「後で返信をします」
このひと言の返信があるだけでコミュニケーションってのは、とても円滑になっていくかなと思います。
「そんなわざわざチャットで気を使わなくてもいいんだよ」って思う人もいるかもしれませんけど、こういうひと言の返信は「最低限のマナー」かと思いますので、コミュニケーションを円滑にするために気を使った方がいいですね。
自分の上司にもこれができていなかったら「返信して下さい」ってひと言、言ってもいいのかなと思います。
7. 伝わりやすいコミュニケーションでお仕事を円滑に進めよう！
いかがでしたでしょうか？
私も偉そうに言っておきながら、ダメなコミュニケーションを取らないように、ダメな上司にならないように日々気をつけています。
100%できているわけではありません。
ただやっぱり気をつけてやっていた方がより上手なコミュニケーションになるかなと思います。
「あの上司、悪い人ではないんだけど慣れてないんだよね」とか、「ほんの少しの気遣いが足りないんだよね〜」なんて言われないように。
上司の人は今日言ったダメなコミュニケーションをしていないか十分気を付けていきましょう。
今はこういった生活が始まったばかりかもしれませんが、絶対にこれからこのテレワーク・リモートワークっていうのは残っていくものだと思いますので、今回伝えたコミュニケーションスキルはこれからも必要です。
ですので、自分が今日言ったようなダメなコミュニケーションの取り方になっていないように気をつけてください。
もしダメな上司がそういったコミュニケーションをしていたら、ダメなことに気づいてもらえるように、少しずつ働きかけをしていくと良いのかなと思います。
それでは今日もおさらいしていきたいと思います。
テレワーク・リモートワーク時のダメな上司の６つのコミュニケーション
1. 指示やメッセージがわかりにくい、説明不足
2. 丸投げ
3. 人に頼めない
4. すぐに会いたがる
5. 感情や感謝が伝わらない
6. 返信がない
ぜひ参考にしてみてください。
それでは今日はこの辺で失礼します！
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