絶対にオンライン化すべきミーティングの種類5選!【業務効率化&生産性向上術】

おはようございます!FunTre株式会社代表取締役のあつしです。

本日は『 絶対にオンライン化すべきミーティングの種類 』についてお話をしたいと思います!

こちらのYouTubeのチャンネルでも公開していますのでよかったらご覧ください。

【あつし社長の人生に差がつく時間の使い方】

 

1. オンラインミーティングのすすめ

私はたった一人で起業して以来、ずっと休む間もなく走り続けてきました。
日々打ち合わせや面談、セミナーや資料作りなどに追われて目が回るほどの忙しさでした。

実はあることがきっかけで、最近仕事に余裕が出てきたな、と思うようになりました。

それは「オンラインミーティング」を始めてからなんです。

オンラインミーティングというのは例えばZoomのようなオンライン会議ツールを使って、パソコンや、スマホなどを通してオンラインでミーティングをすることを言います。

FunTre株式会社では、社内ミーティングやお客様との会議、商談などを全てオンライン化しています。

そうお伝えすると、「会って話した方が大事なこともあるんだよ」や、「月一回ぐらいは顔を合わせて直接会った方が良い」という方もいらっしゃるかもしれません。

もちろん、そういった「直接会うことは大事だ」ということも分かっています。
ですがミーティングはいろいろパターンがあります。

2. オンラインでした方が効率的なミーティング5選

オンライン化

そのパターンによってはオンラインでした方がずっと効率的だし内容も良くなるというケースがあるんです。

2-1. 挨拶や顔合わせのためのミーティング

1つ目は「挨拶や顔合わせのため」のミーティングです。

このようなミーティングはやはり直接会うほどの事じゃなかったり内容がそこまで無い可能性がありますのでオンラインで十分なミーティングの種類です。

2-2. 何かを決定するためのミーティング

絶対にオンライン化すべきミーティングの種類

2つ目は「何かを決定するための」ミーティング、もしくは「承認するための」ミーティングです。

何か決定しないといけないという意味で「やはり直接会った方が良いんじゃないか」と思いがちなんですが全てはそうではありません。

何故かというと、こういったミーティングの場合ミーティングそのものよりも

・事前の準備
・ミーティングに入るまでの何をやってきたか

ということの方が大事だったりするからです。

そのミーティングは、「それまでの準備が正しかったよ」という決定をするだけのミーティングではないでしょうか?

「こういった決定だけ」のミーティング、「承認だけ」のミーティングの場合はわざわざ会う必要はありません。

オンラインで十分ですし、寧ろそこをオンラインにしてその事前の準備に時間を取った方がずっと内容の良いミーティングになる可能性が高いです。

2-3. アイディア出しのミーティング

オンラインミーティング

3番目は「アイディア出し」「ブレーンストーミング」のためのミーティングです。

こういった

・新しいアイデアをだすぞ
・新しい商品開発のため

のミーティングというのは、ライトな内容だったらオンラインで良いんですが、やはり

・会社の命運を分けるとか
・新しい事業を立ち上げる

などの時は「人の熱量」「人同士の熱量」が大切だったりします。

直接会って熱量をぶつけた方がいいアイデアがたくさん生まれるというケースがあるので、そういった場合には直接会ってお話した方が良いのかな、と思います。

2-4. 意識合わせのためのミーティング

4つ目は「意識合わせのため」のミーティングです。

先程の3番めのミーティングと一緒なのですが、これも人同士の熱量が大切だったりしますので、そういった場合は直接お会いした方が良いと思います。

「大切な意識合わせ」「会社の方向性を決める」という時はやはり熱量を感じて皆が同じ方向を向くぞ、ということがありますので、直接会った方が良いです。

ただ、このような大切な会議は年、数回でいいミーティングなのかなと思います。

2-5. 商談や営業のためのミーティング

商談のためのオンラインミーティング

5番目は、「商談のための」「営業のための」ミーティングです。

やはりこういったミーティングは新しい仕事を獲得したいと思うと「直接会いたいな」と思うのが心情なのですが、最近は全てがそうではありません。

やはりこれもミーティングそのものより、

・事前の準備
・それまでの信頼関係
・商品その物の内容
・サービスの内容

の方が大事ですので、直接会ったから仕事が取りやすいというのは思い込み過ぎかと思います。

ですので、そういったミーティングはオンライン化できることはオンライン化して、寧ろ

・回数を増やす
・しっかり説明する時間を取る

としたいった方がいいと思います。

やはり自分が営業だとすると、直接会った方がお客さんが喜ぶのでは?と思うかもしれませんが、それはかなり昔の話です。

お客さんの方も、逆に内容をしっかり聞くために「オンラインで十分だからオンラインにしようよ」といういうケースもあると思います。

なので「商談」「クロージング」「営業」のためのミーティングを、直接全部会う必要はなく、一つ一つ目的を見極めてオンライン化できることはオンライン化すると良いと思います。

本日は『絶対にオンライン化すべきミーティングの見極め方』というお話をさせていただきました。
みなさんもぜひ、オンライン化できるものはオンライン化して生産性の高い仕事をするようにしてください。

会議のオンライン化

それでは今日はこの辺で!

こちらの生産性向上術もぜひ参考になさってください。

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