こんにちは！FunTre株式会社代表の谷田部です。
すごく簡単なことを変えるだけで人生に差がつく時間の使い方を、日々YouTubeにてお伝えしています。
今回のテーマは「溜まったタスクを一気に片づけてTODOリストを消化する5つの方法」について。
タスクが積み重なって、行き詰ってパニックになることってありませんか？
仕事のこと、家のこと、子どものこと、プライベート等々。
焦れば焦るほど、なかなか仕事が手につかずイライラしてしまう人もいるでしょう。
私もこれまで、ほぼ毎月のようにパニックに陥りながら、なんとかタスクを消化して生き延びて来ました。
その中でTODOリストを一気に片付けるオススメの方法を見つけましたので、今回はその５つの方法をご紹介します。
その1：箇条書きでTODOリストを出し切る
まず、今頭の中にぐるぐる回っているタスクを全部箇条書きで出し切ってみましょう。
ここでは、会社の仕事のことだけではなくて“TODOリストの内容”として、会社や仕事、家事、子供関係、プライベートなどのやるべきことも含めて、すべて棚卸しすることが大事です。
もちろんここでよく言われている“重要か重要じゃないか”“緊急か緊急じゃないか”というふうに分けるとより良いと思います。
ただ、こういったタスクが積み重なっていっぱいいっぱいになっているときは、分けている余裕がなくどんどんこなしていかないといけないという状況にあると思いますので、ひとまず全部出し切るだけで大丈夫です。
このタスクを箇条書きで出し切る目的としては、忘れていたものをなくすということです。
一番怖いのは、タスクを全部出し切れないで、締め切り直前になってから発見されるタスクが出てくるということです。
その場合は締め切り直前なので、そのタスクに集中しなくてはいけない状況になってしまうため、他のことができなくなってしまうでしょう。
なるべくこういったことがないように、事前にすべきことは見える化して全部書き出すようにしてみることをおすすめします。
その2：やらないタスクを決める
タスクを出し切った時点で一番大事な局面が訪れます。
それはこのタスクの中から、やらないことを決めるということです。
実はタスクに囲まれてしまう人の特徴として、“タスクを捨てられない人が多い”ということです。
もちろんやるべきことは全部したほうがいいと思いますし、人から頼まれたことでお断りするのは申し訳ないと思うこともあると思います。
ただ、ギリギリになってできなかったというのが一番怖いことですので、“やらないと決めることはなるべく早く決めるべきです。
意外とやらなくてもいいことや後回しにしても全然問題ないことをついついやってしまう。
これはよくあるケースだと思います。
タスクをやらないというのは、一瞬嫌な気持ちになったり、心残りになったりする可能性もあると思いますが、ただ、どうせできなかったら元も子もないので、ここは思い切って捨てるべきものを捨て、締め切りを延長できるものは延長するということを早めに決めることが重要です。
その3：自分で全部やるという考えを捨てる
やらないタスクを決めた後でも、結局しなければやらなくなってはいけなくなってしまったというケースも多いと思います。
そこで次に大切なことは「自分がやらない」「人に任せるタスクを決める」ということです。
つまり思い切って人にお願いするということです。
タスクに囲まれてしまう人のもう１つの特徴として、人にお願いするのが苦手という方も多いです。
人にお願いできない理由として、５つくらいに分けられます。
1．任せる仕事と任せない仕事の整理ができない
2．締め切りギリギリになってしまっても人にお願いできない
3．お願いすることがそもそも苦手
4．任せる相手がいないと思い込んでいる
5．どんなことがあっても絶対に自分しかできない内容
多くの場合はこの任せられない理由の1～4の理由の場合が多いのですが、自分で5の状態だと決めつけて、ほとんどのものを自分でやろうと思っている人が結構います。
詳しく説明しますと…
1．任せる仕事と任せない仕事の整理ができない
1については私も最初は、任せる仕事と自分でやるべき仕事が区別がつけられないで、結局、自分でやるしかないと思い込んで全部自分でやろうとした結果、タスクに追い詰められてパニックになることもよくありました。
でもこれ思い込みであることが多いです。
2．締め切りギリギリになってしまっても人にお願いできない
また、2の理由では人に任せられないでいるから、締め切りギリギリまで相手に任せないで「でもダメだ」と思うときに「じゃあ誰かにお願いしよう」と思っても、時すでに遅しの状態になってしまいます。
当たり前ですけど、ギリギリでお願いされたらその人も困りますよね。
なので、SOSはなるべく早めに出したほうが良いのです。
3．お願いすることがそもそも苦手
3の理由については、そもそもお願いすることが苦手という方もいます。
実際に相手にお願いすることは気持ち的になんか申し訳ない気持ちになりますし、相手にわかりやすくそのタスクの内容を教えないといけないっていうのは、手間がかかることでもあると思います。
でも結果的に相手に任せた方がいろんな意味で速くなりますし、全体的にチームとしては良い方向にいきますので、相手にお願いするトレーニングもきちんとしていきましょう。
4．任せる相手がいないと思い込んでいる
任せられない理由の4つ目のように、任せる相手がいないと思い込んでいる人も結構多いです。
その思い込みを外してお願いすると意外と上手くいくことも実は多いです。
また、お願いできる人というのは、意外とちゃんと探すと周りに結構います。
例えば部下や同僚にもお願いする。上司に泣きつくっていうこともできます。
家族、例えば旦那さんや奥さん、親や子供にお願いしてみるっていうのも良いと思います。
家事代行などの有料でお願いできる人にお願いすることもできると思います。
特にタスクが積み上がっているときは思い込みを外して、プライドも捨てて、一度、誰かに任せられないかということを考え直してから判断すると良いと思います。
その4：軽いタスクと重いタスクを交互に行う
ちょっとした裏技で、タスクを行っていくときに緊急度が高いものだけではなくて、重要度が高いものを優先しようというタスクの整理の方法を聞いたことがある人も多いと思います。
ただ、これが難しいところは重要度が高いタスクほど重くて、難しいタスクだったりします。
なのでこのタスクをすることになかなか気が乗らないんですね。
結局、優先順位も低くなってしまうということもあると思います。
ましてや、タスクが積み上がってパニックになっているときには、こういった重い仕事っていうのは、手に付けられないということもよくあると思います。
そういうときはまずは軽いタスクを簡単にサッと片付けて、TODOリストから消していく。
そうすると気分が乗ってくるので重いものに今度はチャレンジしてみる。また、重いタスクが行き詰まってしまって終わらなかったとしても、簡単なタスクを片付けて1つタスクを消して気持ちを上げてから再び重いタスクにも挑戦できるということです。
こういうふうに、自分のモチベーションもコントロールしながらタスクを片付けていくと、結果的に全体のタスク処理のスピードも上がってくると思います。
その5：難しいタスクは2段階に分ける
重くて難しいタスクを行う方法として、下書きと完成の2段階に分けておくと良いと思います。
例えば、私もコンサルクライアント企業のマーケティング戦略をつくるときは、かなり重い仕事になるのですぐには終わりません。
なかなか取り掛かるのも覚悟がいります。
ですので気持ちを上げていく必要があります。
タスクの2段階の分け方として最初は、下書きをして思うがままにアイディアを発散させて書いていく段階と、その下書きで出したアイディアを綿密な1つの戦略にしていく収束の作業をしていきます。
①下書きとしてアイディアを発散させて書いていく
②アイディアを綿密な１つの戦略にしていく収束の作業
このように、2つに分けてタスク化していきます。
そうすることで、最初は下書きだからとトランス状態に入ってどんどんアイディアを出せますし、その後はもう半分終わっているからという心に余裕も出てきますので、綿密な作業、完成させていく作業に集中することができます。
結果的に難しい重いタスクも効率よく進められます。
最初から完成を目指してしまうと、ゴールが遠過ぎて、気持ちが乗らなかったり、取り組みが遅くなってしまうこともあるのですが、こういう重い難しいタスクは2段階に分けて作成するとサクサク進みやすいので、ぜひ試してみてください。
最後に
いかがでしたでしょうか？
「溜まったタスクを一気に片づけてTODOリストを消化する5つの方法」についてご紹介しました。
1.箇条書きでTODOリストを出し切る
2.やらないタスクを決める
3.自分で全部やるという考えを捨てる
4.軽いタスクと重いタスクを交互に行う
5.難しいタスクは2段階に分ける
皆さんもいろんなタスク整理の方法をお持ちかと思いますが、1つでも参考になれば嬉しいです。
