働き方改革の推奨により、完全在宅型のリモートワークを選択する人が増加しています。
そんな傾向により、パソコンやスマートフォンがあれば、誰でも参加できるWeb会議を採用する企業も多いのではないでしょうか。
Web会議にオススメのアプリが「zoom」です。
今回は、会議やセミナーに最適なビデオ会議アプリ、zoomの人気の秘密やダウンロード方法、使い方をご紹介します。
1. zoomアプリとは
パソコンやスマートフォンを使って、ビデオ会議をするために開発されたアプリです。
企業の中には、朝会議で各自のパソコンから参加して、オンラインミーティングを行っているケースも多くなっています。現代では、完全在宅勤務のリモートワークを取り入れる企業も多くなっているため、今後も普及していくことが予想されます。
オンラインで会話をするコンテンツと言えば、Skypeを思い浮かべる人も多いでしょう。
ただ、Skypeとzoomでは使用目的が大きく異なるのです。
zoomが会議やセミナーをするためのアプリである一方、Skypeは会話をするためのテレビ電話になります。
また、zoomのアプリの中には、主催者と参加者とういう概念があるため会議やセミナーを行う際に、非常に便利です。そのため、企業の中で使う場合には、zoomが適していると言えるでしょう。
2. Web会議で選ばれる理由！zoomの3つのメリット
世界で注目を集めるzoomには、ほかの電話アプリとは異なった特質すべきポイントがあるのです。ここでは、zoomが選ばれる3つのメリットについて紹介します。
2-1. 誰でも簡単に繋がれる
Skypeを例に挙げると、アカウントを持った者同士でなければツールを使うことはできません。
また、アカウントを持っていたとしても、お互いにアカウントIDを交換してオンライン上で繋がる必要があります。
しかし、zoomでは登録やアカウント作成は必要なく、URLを送ってクリックすれば自動的に繋げてくれるのです。
余計な手間を省けるうえに、大人数でも自分のパソコンやスマートフォンから簡単に参加できます。
会議はもちろんのこと、セミナーになってくると人数が多くなりがちです。1クリックで参加できる手軽さは、zoomの大きなメリットだと言えるでしょう。
2-2. 便利な録画機能を搭載
zoomでは、会議やセミナーを撮影するのに便利な録画機能が搭載されています。
通常、企業の会議だと議事録を作成して、欠席者や他の社員に共有することが一般的です。
ただ、zoomには録画機能があるので、議事録を作成する必要はありません。
録画機能には、各自のパソコンに録画動画が保存されるローカルレコーディングと、サーバー上に録画動画が保存されるクラウドレコーディングの2つのモードがあり、状況に合わせて選ぶことが可能です。
zoomの接続は、非常に安定しているため途中で途切れることは滅多にありませんが、クラウドレコーディングは接続が切れたとしても確実に録画することができます。
2-3. 100人まで同時接続可能
セミナーであれば、参加人数が多くなることもあるでしょう。
zoomでは、1度で100人まで接続が可能です。人数が多くなればなるほど接続が途切れがちになりますが、zoomでたとえ100人が同時に接続していても安定しています。
パソコンの表示画面には、最大25人が表示され、画面をスライドすると別の25人が同時に表示されます。
セミナーの場合は、講演者が一方的に話すかたちになるため、講演者以外のマイクはミュートに設定するとセミナーがスムーズに進むでしょう。
講演者は会場で講演をしているかのように、受講者の表情やリアクションを見ながら講演を進められるので非常に便利です。
3. zoomの3つのデメリット
zoomはWeb会議やセミナーをするにあたり非常に便利なツールである一方、考慮しなければいけない点があります。ここでは、zoomの3つのデメリットについて紹介します。
3-1. 事前にメッセージが送れない
zoomでは、事前にメッセージを送れないデメリットがあります。
Skypeではアカウントを作って、お互いにアカウントIDを交換しなければいけませんが、会話を始める前に簡単なメッセージを送ることが可能です。
たとえ、パソコンの前を離れていたとしても、メッセージのやり取りを行えれば、2人のタイミングを合わせて始められます。
ただ、zoomでは、メッセージのやり取りができないため、接続されるまでパソコンの前で待たなければいけません。
セミナーの場合、もし受講者に接続の問題があった際は、メッセージでのやり取りができないため、電話で対応ができるように事前に電話番号を知らせることが大切です。
3-2. アプリのバージョンをお互いに揃える必要がある
zoomを使用する場合、お互いのバージョンを揃えないと、どちらか一方に問題が発生する場合があります。
zoomは頻繁に最新版に更新されているので、定期的にアップデートすることが大切です。
特にセミナーをする場合、企業は受講者に迷惑をかけることもあるので十分に注意しましょう。
3-3. zoomの無料プランは時間制限あり
zoomには、大きく分けて有料と無料の2つのプランが存在します。
ただ、無料プランの場合、1対1で話すときは時間に制限はありませんが、複数で利用可能な会議室として利用する際は40分までに制限されています。
新しく会議室を作成して、会議している人全員に参加し直してもらうこともできますが、セミナーの場合は受講者にその作業をしてもらうことは難しくなるでしょう。
そのため、時間制限がない有料プランを選択することがおすすめです。
有料には、プロ、ビジネス、エンタープライズの3つに分かれており、月額2000〜2700円（※）ほどになります。
4. PCとスマートフォンからアプリをダウンロードする手順
zoomを使うには、アカウントを作成しなくても、アプリをダウンロードすれば会議やセミナーに参加できます。
たとえば、セミナーに参加する場合、zoomの会議室のURLを受け取れば、そのURLをクリックするだけで誰でも参加できるのです。
ただ、接続するためには、zoomのアプリがダウンロードできていることが必須条件になります。
4-1. パソコンからダウンロードする場合
通常、送られてきたURLをクリックするだけで、自動的にアプリをダウンロードできるような仕組みです。
それ以外の方法では、パソコンからアプリをダウンロードする場合、zoomのWebサイトを開き、最下部にある「ダウンロード」をクリックします。画面に「ミーティングに参加」をクリックしてダウンロードを開始しましょう。
ダウンロードされたファイルをクリックすると、アプリのインストールが始まります。サインインの画面が表示されたら完了です。
4-2. スマートフォンからダウンロードする場合
スマートフォンの場合は、アプリストアからzoomを検索します。
検索でzoomを打つと、「Zoom Cloud meetings」の関連キーワードが出てくるので、それをタップしましょう。
インストール画面が出てくるので、ダウンロードとインストールをします。
自動的にダウンロードとインストールが進むので、終了したらzoomのアイコンをタップしてアプリを起動させましょう。
5. 主催する人は必須！アカウントの作成方法
会議やセミナーの主催者は、アカウントを作成する必要があります。
まずは、zoomのWebサイトにアクセスしましょう。画面の中央に「仕事用メールアドレスを入力して下さい」の表示があるので、その部分にメールアドレスを入力します。
入力が終わったら、すぐ右側にある「サインアップは無料です」のボタンをクリックしましょう。
入力したアドレスに確認用のメールが送られてきます。
その中に「アクティブなアカウント」のボタンがあるので、クリックしましょう。
その次は、氏名、パスワードを入力して、「続ける」をクリックします。
画面は移って「仲間を増やしましょう」と表示されますがスキップして、「私はロボットではありません」にチェックして「手順をスキップ」を押せば、アカウント作成が完了です。
6. zoomで会議やセミナーを主催する方法
アカウントを作成したら、パソコンにインストールされたzoomを起動します。
サインインの画面が表示されるので、アカウント作成で入力したメールアドレスとパスワードを入力しましょう。「サインイン」をクリックすると、操作パネルが表示されます。
パネルの中には、ビデオがオンになっている状態の「ビデオあり開始」と、ビデオがオフになる「ビデオなし開始」があります。
状況によって使い分けができるうえに、途中で切り替えることも可能です。
6-1. zoomの会議を作成する方法
zoomは参加者がアカウントを持っていなくても、会議のリンクをクリックすれば簡単に参加できます。
リンクを作成するには、zoom上で会議室を作成しなければいけません。
まずはWebサイトにアクセスして、サインインします。画面左の「マイミーティング」を選んで、「新しいミーティングをスケジュールする」を選択します。
開催日時や所要時間など情報を記入して、設定を終了すれば完了です。
この会議のリンクを参加者に送付すれば、自動的に参加できます。
6-2. 会議やセミナーに参加者を招待する方法
参加者を招待するには、ミーティングIMを知らせます。
IMとは、インスタントメッセージの略で、ユーザー同士でメッセージのやり取りができる機能です。
設定画面の「招待」をクリックすると、招待を送信するメールサービスを選択できます。
複数人に送りたい場合は、「IMで招待」を選択して、zoomの連絡先に登録している人から参加者を選びましょう。「招待」をクリックすれば、選択した人にメールが届きます。
7. Web会議やセミナーに便利なzoomアプリを取り入れよう！
パソコンとインターネット環境があれば、どこでも会議やセミナーに参加することができます。
指定の場所に集まる必要はないため、時間を有効に使えるうえに、遠い場所にいても参加することが可能です。
使い勝手の良いzoomアプリを取り入れてみてはいかがでしょうか。
ZOOMの便利な使い方についてはこちらの記事も参考になさってくださいね。
Skypeよりイイ？Web会議ソフトZoomの使い方まとめてみました
